ارشفة الخطابات ( الصادر والوارد ) الارشفة الاليكترونية document management system

[ابو جودي]

الاستاذ المبجل @أبو عبدالله الحلوانى 

اتفق معك بكل ما تفضلتم به

[ابو جودي]

تمام الان انا بصدد سؤال هام جدا جدا جدا جدا جدا

هل اقوم بانشاء جدول واحد فقط وتوضع به كل الحقول التى تخص الصادر والوارد
ويتم فيما بعد استخلاص منه ما يخص الصدار فقط عن طريق استعلام وكذلك الوارد عن طريق استعلام

ام الافضل لكل منهما جدول منفصل انتظر رأى اساتذتى الافاضل

انتظر ردا من اساتذتى الكرام
-الاستاذ @ابوخليل و الاستاذ @jjafferr والاستاذ @رمهان والاستاذ @أبو عبدالله الحلوانى والاستاذ @SEMO.Pa3x

للاهمية لا يعنى الترتيب لاسماء اساتذتى الكرام اى افضلية او اسبقية كلهم اساتذتى الافاضل ولهم جميا كل الشكر والتقدير والعرفان بما يقدمونه الى المنتدى ولطل كلاب العلم به بوجه عام ولى انا على وجه الخصوص  وخاصة تحملهم جهلى والحاحى بكثرة سؤالى 

[محمد سلامة]

32 دقائق مضت, ابا جودى said:

تمام الان انا بصدد سؤال هام جدا جدا جدا جدا جدا

هل اقوم بانشاء جدول واحد فقط وتوضع به كل الحقول التى تخص الصادر والوارد
ويتم فيما بعد استخلاص منه ما يخص الصدار فقط عن طريق استعلام وكذلك الوارد عن طريق استعلام

ام الافضل لكل منهما جدول منفصل انتظر رأى اساتذتى الافاضل

انتظر ردا من اساتذتى الكرام
-الاستاذ @ابوخليل و الاستاذ @jjafferr والاستاذ @رمهان والاستاذ @أبو عبدالله الحلوانى والاستاذ @SEMO.Pa3x

للاهمية لا يعنى الترتيب لاسماء اساتذتى الكرام اى افضلية او اسبقية كلهم اساتذتى الافاضل ولهم جميا كل الشكر والتقدير والعرفان بما يقدمونه الى المنتدى ولطل كلاب العلم به بوجه عام ولى انا على وجه الخصوص  وخاصة تحملهم جهلى والحاحى بكثرة سؤالى 

الافضل ان تجعل جدول منفصل للوارد وجدول الصادر .. وذلك لم سيتم بعد ذلك من استعلامات وبحث ومتابعة علي كل نوع 🌹🌹

تحياتي 

[ابو جودي]

شكرا للصديق العزيز والاخ الغالى الاستاذ @محمد سلامة 

[kha9009lid]

السلام عليكم

طالما ان الموضوع يتحدث عن عمل الاتصالات الادارية وارد صادر ارشفة فاود ان اوضح لكم الاليه المستخدمة لدينا كنقاط

اولا لدينا رقم موحد للمعاملة من بدايتها للنهاية سواء كان الاجراء التالي للمعاملة وارد اوصادر او قرار الذي يتغيير هو التاريخ والوقت

ثانيا كل موظف لديه علبة وارد لتلقى المعاملات

ثالثا في كل ادارة موظف مختص بالاتصالات يتلقى البريد الوارد ويقوم بتوزيعة للموظفين كل حسب اختصاصة ويعرض للمدير ما يتتطلب العرض و يقوم بعد انتهاء اجراء المعاملة باحالتها للادارت الاخرى او الحفظ

رابعا العمل لدينا اكتروني ماعدا ما يتطلب الاجراء الورقي مثل الامور الماليه

خامسا كل اجراء اضافي او مستند يتم ارشفته للمعاملة

سادسا يستطيع الموظف متابعة معاملاتة واين وصلت من خلال علبة الوارد

سابعا صاحب المعاملة (المواطن) يستطيع متابعة طلبة من خلال الموقع الالكتروني ولكن لا يطلع على التفاصيل

[jjafferr]

السلام عليكم 🙂

 

فكرة عمل جدول واحد للصادر والوارد نابع من تشابه الحقول ، ومثل ما قال الاخ kha9009lid : 

52 دقائق مضت, kha9009lid said:

لدينا رقم موحد للمعاملة من بدايتها للنهاية سواء كان الاجراء التالي للمعاملة وارد اوصادر او قرار ، الذي يتغيير هو التاريخ والوقت

.

ولكن وحسب علمي في احد المؤسسات ، فكان كتاب الوارد له رقمه الخاص ، ولكن تم طلب اعطاء المعامله رقم فرعي لكل خطوة تمر بها (يعني تحويل المعامله من الموظف الى رئيس القسم لإبداء رأيه ، ثم الى مدير الدائرة للموافقة ، ثم قد يكون عند المدير استفسار فيُرجع المعامله الى رئيس القسم).

فصحيح ممكن استيعاب هذا كجزء من جدول واحد ، ولكن قد تحتاج الى جدولين او حتى ثلاث جداول لهذه الحركات 🙂

 

جعفر

[kha9009lid]

اخي جعفر هناك اكثر من جدول هذا امر مؤكد ولكن ما يظهر هو رقم موحد ياخذ تاريخ ووقت لكل اجراء

مثلا قدمت على طلب اجازة وتم تقييدها في صادر القسم برقم 25 في 1-1 الساعة 10.5

وردت لمكتب المدير بنفس الرقم وتاريخ2-1

احيلت للموارد البشرية قسم الوارد بتاريخ 3-1

وهكذا ثم نهاية الامر صدر قرار الاجازة بنفس الرقم 25 بتاريخ 4-1

عند الاستعلام تظهر كافة الاجراءات متسلسلة من الاحدث للاقدم وما تم في كل اجراء وايضاح من قام به وارشفة لكل اجراء اذا كان هناك مخاطبات ورقية

تحياتي وتقديري

[kha9009lid]

بخصوص تشابه الحقول فان كل ماهو صادر من ادارة 1 هو وارد للادارة 2 وهكذا

من فوائد الرقم الموحد سهولة متابعة المعاملة ومعرفة ماتم من اجراء ومن شاشة واحدة اضافة الى عدم الحاجة الى تسديد القيد عند كل اجراء وهذا من اكثر الاجراءات اهمية عند حصول المعاملة على رقم جديد في كل مره واهماله قد يؤدي الى عدم معرفة اين المعاملة وما تم بشأنها خصوصا اذا كان عدد المعاملات باعداد كبيرة

[kaser906]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

تقريبا تم النقاش على جميع الجوانب وتم تطغطيتها

لكن لدي مداخلة في وضع متابعة المعاملات سواء صادر ام وارد

أولاً

قلت انك تريد فصل جداول كل سنة عما قبلها وتبدأ بجداول سنة جديدة منفصلة

لنفترض ان هناك معاملة وردت للادارة بتاريخ 2018/12/28

واحتاجت لانجازها مدة اسبوع كامل طبعا هذا بعد تحديد الادارة المستلمة للمعاملة

في نظام المتابعة بأنهم بحاجة للمدة المذكورة للانجاز

الان دخلنا في السنة الجديدة  2019 

ما هو وضع متابعة المعاملة وقد فتحت جداول جديدة للسنة الجديدة 

ولم يعد لها اي بيانات  ؟

ثانيا

يجب الاخذ في الاعتبار المكاتبات السرية من المسؤول  عن استلامها وكيف

يتم توجيهها

::بالتوفيق::

 

[jjafferr]

24 دقائق مضت, kha9009lid said:

من فوائد الرقم الموحد سهولة متابعة المعاملة

انا متفق معاك ، لابد ان يكون للصادر او الوارد رقم واحد موحد على جميع الاجراءات ، ولكن كلامي كان عن الاجراءات ، فبالاضافة الى تاريخ المعامله ، فقد تم طلب اعطاء رقم فرعي لهذه المعاملة ، لسهولة التخاطب برقمها ، مثلا :

مثلا قدمت على طلب اجازة وتم تقييدها في صادر القسم برقم 25 في 1-1 الساعة 10.5

وردت لمكتب المدير بنفس الرقم وتاريخ 1-1

وردت لمكتب الموظف مرة ثانية لأن المدير عنده استفسار ، بنفس الرقم وتاريخ 1-1

وردت لمكتب المدير بنفس الرقم وتاريخ 1-1

احيلت للموارد البشرية قسم الوارد بتاريخ 1-1 (طبعا نتكلم عن موظف عنده واسطة 🙂 )

 

فبدل ان يُشار للمعامله بإسم فلان اللي بعد فلان .... ، فيُشار اليها برقم فرعي ، كالتالي:

25.0 مثلا قدمت على طلب اجازة وتم تقييدها في صادر القسم برقم 25.0 في 1-1 الساعة 10.5

25.1 وردت لمكتب المدير بنفس الرقم وتاريخ 1-1

25.2 وردت لمكتب الموظف مرة ثانية لأن المدير عنده استفسار ، بنفس الرقم وتاريخ 1-1

25.3 وردت لمكتب المدير بنفس الرقم وتاريخ 1-1

25.4 احيلت للموارد البشرية قسم الوارد بتاريخ 1-1 (طبعا نتكلم عن موظف عنده واسطة 🙂 )

 

جعفر

[ابوخليل]

السلام عليكم 

الجميع رؤيته صحيحة .. 

الذي يرى جدول واحد والذي يرى اكثر من جدول

كيف ؟

اجراءات المعاملة (الداخلية) مهما طالت (طلب ، استفسار ، تعليق  ، واجابة ، واعتماد) في جدول واحد 

لما تنتهي المعاملة بالاعتماد تكون النهاية عند الموظف المختص  كي يرصد النتيجة

ايضاح :

لو فرضنا ان المعاملة طلب اجازة  .. فالمعاملة ستأخذ طريقها  تبعا للاجراءات المتبعة  حتى تتم الموافقة 

لما تنتهي بالموافقة يتم الاعتماد وذلك برصد الاجازة في جدول الاجازات الخاص بالموظفين

واذا لم تتم الموافقة عليها يتم تحويلها الى الارشيف للحفظ

حين نستعلم عن المعاملة ( برقمها الفريد )  يخرج لنا تقرير بالنتيجة  وهي احد امرين :

- تم الاعتماد ورصد الاجازة

- الطلب مرفوض ..  الاسباب : كذا وكذا

ويمكن الاستعلام  بهوية صاحب الطلب .. ويفضل اخذ هذا بالاعتبار

 

[ابو جودي]

- المعاملة الواحدة تأخذ رقما من بدء العمل على هذا الكتاب وهتى الانتهاء منه ويتم الحفظ هتى لو تم تحويلها 100 مره

-ولكن الكتاب الصادر رقم غير الكتاب الوارد كل منها له تسلسل يختلف عن الاخر ولكن قد يرتبط كتابان صادر واخر ووارد بعد ان يأخذ كل منهما رقمه الطبيعى 
مثال

الوارد رقم             : 2019/27
الموضوع              : مناقشة مشروع برنامج الارشيف الالكترونى برجاء الرد على نقاط النقاش 
الجهة الوارد منها   : منتديات اوفيسنا
----------------------------------------------------
 

الصادر رقم           : 2019/106
الموضوع             : بخصوص موضوع الرد على موضوع النقاش الوارد الينا برقم 2019/27
الجه الصادر اليها   : منتديات اوفيسنا

الموضع مرتبط : نعم            مرتبط بـ  : وارد          رقم الواردالمرتبط به الموضوع :  2019/27

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

اما بخصوص السنوات سبق ووضعت قاعدة بينات هنا فى المنتدى فى قسم الملفات الخاصة بالاكسس اعتقد انها سوف تكون حل لموضوع السنوات حيث يمكن بكل بساطة وسهولة التغيير والتنقل بين القواعد المختلفة بسهولة وبدون تعقيدات

تم تعديل أبريل 15, 2019 بواسطه ابا جودى

[ابو جودي]

هذا الجزء ان شاء الله فيه الحل الشافى تقريبا فى التنقل بين السنوات
لم اقم بتجربته على الشبكة المحلية لازلت فى اجازتى المرضية بعد العمليه ولم ارجع الى العمل حتى الان
ان اشاء الله فور عودتى اقوم بالتجربة على اكثر من جهاز وفى اطار الشبكة المحلية

للعلم انا اعمل فى اكثر من جبه 
التفكير فى جوانب البرنامج والمعوقات التى ممكن ان اواجهها واحاول تصميم كل جزء على حده 
بجانب النقاش هنا حتى احدد بعد النقاش والاخذ برأى اساتذتنا الافاضل شكل ومضمون اساس بداءبناء البرنامج

-----------------------

   زادت حيرتى جدول واحد للصادر والوارد ام لكل منهما جدول؟؟؟
ارجوكم يجب الاخذ فى الاعتبار المرفقات والتى حتما سوف تكون فى جدولا منفردا 

قد يمون للموضوع الواحد اكثر من مرفق 

تم تعديل أبريل 15, 2019 بواسطه ابا جودى

[kaser906]

3 ساعات مضت, ابا جودى said:

لم اقم بتجربته على الشبكة المحلية لازلت فى اجازتى المرضية بعد العمليه ولم ارجع الى العمل حتى الان

ما عليك شر والف سلامة ان شاء الله

بالنسبة للتجربة ياليت انك تجرب  على عدد كبير من السجلات

يعني لو بالامكان 3000 الاف سجل فما فوق إن أمكن ويكون بها فرز وتصفية وبعض الشروط في الاستعلام

ايضا

بالنسبة للاقسام التي  بالادارة

افضل ان يكون تسجيلهم من خلال الهيكل التنظيمي للادارة

مثلاً

انظر الصورة التالية

http://colleges.jazanu.edu.sa/Cba/PublishingImages/structure.png

 

[ابو جودي]

تمام على بركة الله نبدأ

- الجزء الأول التأكد من الاتصال بالجهاز الرئيسي بالشكبة والذى سوف يتم وضع قاعدة الجداول به واحضار التاريخ منه منعا من التلاعب
-الجزء الثانى صلاحيات المستخدمين - القسم الاول ( شاشة الدخول وتسجيل مستخدمين جدد وتفعيلهم واسترجاع كلمة المرورو وتشفير البيانات )

 

[aymanelsayed]

حاجة مفيدة

[طاهر الوليدي]

الا فين وصلتم