خطوات بسيطة لإنشاء مخطط بياني يفي بالغرض

[محمد حجازي]

السلام عليكم ...

سوف أعرض هنا إن شاء الله بعض الخطوات البسيطة التي تمكنكم من إنشاء مخطط بياني فعال وبخطوات بسيطة .

لا أخفيكم سراً أنني عانيت في الماضي من بعض المشاكل عندما كنت أتعامل مع المخططات البيانية ، وهذه المشاكل كان مردها الجهل بالمصطلحات التالية (متسلسلات البيانات Data Chains ، فئات البيانات Data Categories ، نقاط البيانات Data Points) ، و من وجهة نظري فإنك إذا فهمت و استوعبت هذه المصطلحات فإنك ستكون قد قطعت نصف الطريق لفهم و إنشاء المخططات المختلفة .

ملاحظة : الكلام الآتي لا ينطبق على جميع المخططات البيانية الموجودة على الاكسل ، وذلك لأن بعض المخططات لها طبيعتها الخاصة بها.

أمعن النظر بالصورة التالية و جاوبني عن هذه الأسئلة :

1- ما الهدف من المخطط البياني السابق .

2- ماذا ندرس في هذا المخطط .

3- ما الذي نرصد تغيره و بالنسبة لماذا .

على ما يبدوا أن للأسئلة السابقة نفس الجواب ! ، وهو أننا نقوم بدراسة التقييم الذي حصل عليه الطلاب (أحمد ، محمد ، سعيد) وذلك بالنسبة (خلال) للأشهر (حزيران ، تموز ، آب ، أيلول) .

لاحظ أخي أن الصندوق الموجود على أقصى اليسار (و الذي ندعوه بوسيلة الإيضاح) يحتوي على أسماء الطلاب و بجانبها نموذج للخط الخاص بكل طالب .

ندعو كل من الخط الكحلي (الخاص بالطالب أحمد) و الخط الوردي (الخاص بالطالب محمد) و الخط الأخضر (الخاص بالطالب سعيد) بسلاسل البيانات Data Chains ، وهذه السلاسل هي التي نهدف لداستها . أي أننا نهدف من المخطط البياني السابق دراسة تقييم الطلاب (المتسلسلات البيانية) و ذلك عبر الأشهر المختلفة ، وبهذا فإننا يجب أن نحدد أولاً وقبل البدء بإنشاء أي تخطيط ما نريد دراسته وذلك لنعينه كمتسلسلات بيانات .

نقاط البيانات Data Points هي عبارة عن القيم الموجودة على متسلسلات البيانات (و التي تشكل هذه المتسلسلات) ، وكل نقطة بيانات تقابل قيمة لخلية موجودة على الجدول الذي تم إنشاء التخطيط انطلاقا منه .

فئات البيانات Data Categories هي عبارة عن مجموعة النقاط التي تنتمي لمجال أفقي معين ، فمثلاً النقاط التي تمثل القيم 7 ، 6 ، 4 تشكل بمجموعها فئة البيانات الخاصة بشهر آب.

بعد تلك المقدمة ، هل تستطيع أن تخبرني ما هو التغيير الذي أجريته على المخطط السابق في الصورة التالية :

ببساطة لقد جعلت مجموعة القيم الموجودة في كل شهر تشكل متسلسلة بيانات وجعلت مجموعة القيم الخاصة بكل طالب تشكل فئة بيانات (أي أنني جعلت المتسلسلات فئات و الفئات متسلسلات)

لاحظ أخي أن المحور العامودي Y لا يمكن أن يكون سوى محور قيم ، و هذا المحور مهمته قياس قيم نقاط البيانات المختلفة .

الآن و بعد أن استوعبنا المصطلحات السابقة ، هيا بنا لنقوم بإنشاء مخطط بياني (معتمدين بذلك على ما تعلمناه سابقاً) :

لنقم أولاً برسم الجدول التالي :

الجدول السابق يبين أرباح عدد من الشركات (المجد ، راما ، العالمي ، آفاق ، الكوثر) خلال أربعة أشهر (حزيران ، تموز ، آب ، أيلول) .

بنظرة بسيطة على الجدول السابق نستنتج أن الذي نريد دراسته هو أرباح الشركات الخمس السابقة على مدى الأشهر الأربع . أي أن كل متسلسلة يجب أن تضم قيم الأرباح الخاصة بشركة معينة (واحدة فقط) ، و أن كل فئة يجب أن تضم قيم الأرباح المتحققة في شهر معين (واحد فقط) .

لاحظ أخي أننا وضعنا أسماء فئات البيانات Data Categories في رؤوس أعمدة الجدول السابق ، و وضعنا أسماء متسلسلات البيانات Data Chains في رؤوس صفوف الجدول السابق ، بينما وضعنا قيم نقاط البيانات Data Points في الخلايا الموجودة داخل الجدول .

لإدراج تخطيط بياني للبيانات الموجودة في الجدول السابق ما عليك سوى تحديد هذا الجدول و الضغط على F11 ليتم إدراج التخطيط في ورقة تخطيط مستقلة :

قد تفاجئ عندما ترى أن الأكسل قد اعتبر (على خلاف ما تتوقع) أن القيم التابعة لكل شركة تشكل فئة بيانات و ليس متسلسلة بيانات ! ، و لكن لا تقلق يا أخي لأنه يمكننا حل هذه الإشكالية بسهولة فائقة .

الاكسل يعتمد عند قيامه بعملية تحديد متسلسلات و فئات البيانات المختلفة على قاعدة بسيطة مفادها : أن متسلسلات البيانات يجب أن تكون أقل عدداً من فئات البيانات (و هذه قاعدة منطقية و غالبة و لكنها للأسف ليست صحيحة في مثالنا هذا) .

لتغيير الافتراض السابق ما عليك سوى أن تخبر الاكسل بأن متسلسلات البيانات تتوضع (خلافاً لظنه) في صفوف الجدول ، و ذلك بإتباعك الخطوات التالية :

نشط ورقة التخطيط المطلوبة (إذا كان التخطيط موجود على ورقة تخطيط مستقلة) أو حدد التخطيط المطلوب (إذا كان مضمنا في أحد أوراق العمل) ، ومن ثم اختر الخيار Source Data الموجود في القائمة Chart لتظهر لك نافذة :

في التبويب Data Range و عند Series in غير التحديد من Column إلى Row و اضغط OK لتلاحظ النتيجة التالية :

يمكنك إدراج بعض الإضافات على التخطيط السابق (كعنوان التخطيط و عناوين المحاور) و ذلك من خلال الخيار Chart Options الموجود في القائمة Chart .

مرفق مثال لما كنا قد عملناه :

يتبع ....

CHART.rar

[اا الفاروق اا]

السلام عليكم

أهلا بك أخ محمد كيف اخبارك ؟

ومشكور على الموضوع

جزاك الله خيرا

وفقك الله

[حسام نور]

- أبدعت أخي محمد .......... موفق دائماً

[محمد حجازي]

السلام عليكم ...

من المفترض أنك استطعت في الدرس السابق امتلاك بعض الخبرات التي تمكنك من التعامل مع المخططات البيانية بصورة أكثر فاعلية ، و لكن و بالرغم من المعلومات السابقة فقد تواجهك بعض الحالات التي تشعر فيها بأن كليكما (أنت و الاكسل) لا يفهم الواحد منكما الآخر :) .

سأورد في هذه المشاركة شرحاً عن بعض المشاكل الشائعة عند مستخدمي المخططات البيانية بواسطة الاكسل ، و التي تظهر عندما تكون عناوين الفئات أرقاماً .

قلنا سابقاً بأن معظم مخططات الاكسل (ما عدا بعض المخططات التي تمتاز ببعض الخصوصية كالتخطيط الدائري و التخطيط س و ص المبعثر و ... الخ) تتألف من محورين : محور قيم عامودي يقيس قيم نقاط البيانات المختلفة ، و محور أفقي توجد فيه فئات البيانات التي تعامل كوحدات منفصلة بعيداً عن أي مقياس .

و لكن ماذا نعنيه بأن محور الفئات لا يخضع لأي مقياس عند قيامه بتحديد مجالات الفئات ؟

لاحظ أخي الصورة التالية :

لاحظ أخي أن فارق السنوات بين الفئات غير متساوي ، ومع ذلك ففد قام الاكسل برصف السنوات على فواصل متساوية (في نقاط متساوية البعد عن بعضها البعض) ، و مرد ذلك إلى أن الاكسل تعامل مع أرقام السنوات على أنها نصوص (مجردة من أي دلالة رقمية) تستخدم للإشارة إلى مجموعة من البيانات .

ملاحظة1 : قد يسبب المخطط السابق ذو الفئات المرتبة بشكل غير متجانس في بعض المشاكل عند القراءة ، ومن المحتمل تسببه في تضليل المستخدم الغير متمكن .

ملاحظة2 : يمكنك حل المشكلة السابقة باستخدام التخطيط س و ص المبعثر الذي يمتلك محوري قيم ، و تحديد الحد الأعلى و الأدنى لكل محور من أجل الحصول على أفضل قراءة للتخطيط السابق .

هناك مشكلة أخرى تظهر عندما تكون عناوين الفئات أرقاماً وهي أن الاكسل لا يستطيع تميزها على أنها عناوين !!!.

لفهم هذه المشكلة بشكل واضع نورد المثال التالي :

البيانات السابقة هي بيانات افتراضية ...

من الجدول السابق نستنتج أن عدد الإناث المتعلمات أكبر من عدد الذكور المتعلمين في جميع السنوات (هذا يدل على أنها بيانات خيالية ) و أن تغير عدد المتعلمين من الفئتين (ذكور و إناث) يكون في نفس الاتجاه .

الآن قم بتحديد الجدول السابق و اضغط على المفتاح F11 ليقوم الاكسل بإدراج التخطيط الافتراضي :

قد تفاجئ عندما تلاحظ أن الاكسل لم يستطع تحديد عناوين الفئات ، و أنه اعتبرها (عناوين الفئات التي هي بالحقيقة أرقام السنوات) متسلسلة جديدة .

السبب في عدم قدرة الاكسل على تمييز البيانات الموجودة في المجال A2:A6 على أنها عناوين الفئات هو أن هذه العناوين موجودة على شكل أرقام .

حسناً قد تقول لي أن حل هذه المشكلة بسيط ويكمن في التعامل مع البيانات السابقة كنصوص ، وذلك عن طريق تحديد المجال السابق والنقر على Ctrl+1 ومن ثم اختيار التصنيف Text من التبويب Number ، ولكن مهلاً يا أخي فإن هذه الطريقة لا تجدي نفعاً مع الاكسل ، و الحل يكمن بأحد الطرق التالية :

1. مسح محتوى الخلية A1 ، ومن ثم القيام بإدراج التخطيط .

2. وضع علامة التنصيص المفردة ' في بداية أرقام السنوات ، ومن ثم القيام بإدراج التخطيط .

3. حذف المتسلسلات الإضافية (متسلسلة العام) عن طريق الخيار Source Data الموجود في القائمة Chart ، أو بواسطة أي طريقة أخرى يتيحها لكل الاكسل (سنتحدث عن ذلك لاحقاً) .

قد تتفهم السبب في عدم تمكن الاكسل من تحديد عناوين فئات البيانات ، و لكن ما هذه الأرقام التي وضعها الاكسل بدلاً من عناوين الفئات التي لم يستطع إيجادها ؟ . هذه الأرقام هي عبارة عن متوالية حسابية متزايدة تبدأ من الواحد (الحد الأول فيها هو العدد واحد) , و كل عنصر من عناصرها ينتج عن العنصر السابق له بإضافة العدد واحد (أساسها هو العدد واحد أيضاً) .

لنقوم الآن بإدراج المخطط السابق عن طريق معالج إدراج التخطيط هذه المرة ، و لنرى ما يمكننا القيام به من أجل تحسين التخطيط الناتج ؛ و سيتم شرح كل ذلك إن شاء الله خطوة بخطوة :

قم أولاً بتحديد الجدول السابق و انقر على زر التخطيط الموجود في شريط الأدوات القياسي ، أو قم باختيار الأمر Chart الموجود في القائمة Insert ليظهر لك معالج إضافة تخطيط جديد .

هذا المعالج يتألف من أربع خطوات (أربع مربعات حوار) تنتهي بإتمام عملية إدراج التخطيط الجديد ، و البيانات الموجودة في هذه المربعات يمكن تعديلها بسهولة حتى بعد إدراج التخطيط الجديد ، وذلك لأنك ستجدها ضمن القائمة Chart في أي وقت تحتاجها فيه.

يمكنك في المربع الأول اختيار نوع التخطيط الذي ترغب بإدراجه :

مربع الحوار الثاني متخصص بالبيانات المصدر التي يستقي منها تخطيطك المفترض معلوماته :

مربع الحوار هذا يتألف من تبويبين : الأول هو Data Range و قد تعرفنا عليه في الدرس السابق ، و الثاني هو Series :

في هذا التبويب و ضمن Series ستجد متسلسلات البيانات الموجودة في تخطيطك المرتقب ، حدد متسلسلة "العام" و قم بحذفها عن طريق الزر Remove .

يوجد أيضاً في هذا التبويب عدد من مربعات الإدخال يمكنك من خلالها التحكم ببيانات أي متسلسلة ، و ذلك عن طريق تحديد اسمها و مجال القيم الخاص بها و مجال عناوين الفئات التي تعتمد عليه و ... الخ ؛ و يجب التنويه أيضاً إلى أن عدد هذه المربعات و وظيفتها تتغير بتغير نوع التخطيط الذي تختاره في الخطوة السابقة .

الآن و بعد حذف متسلسلة "العام" الزائدة سيظهر لك مربع الحوار السابق بالشكل التالي :

الخطوة الثالثة تحتوي على مربع حوار يحتوي على العديد من التبويبات التي تتيح لك إجراء الكثير من التحسينات و الإضافات على تخطيطك . جربها فهي واضحة و مفيدة بشكل كبير :

في الخطوة الرابعة يسألك الاكسل عن إذا ما كنت ترغب بإضافة تخطيطك في ورقة تخطيط منفصلة أو ككائن في ورقة عمل موجودة :

الآن و بعد انتهائك من الخطوة الرابعة اضغط على مفتاح Finish ليتم إدراج التخطيط حسب المواصفات التي اعتمدتها في الخطوات السابقة :

لاحظ أخي أن الفروق بين المتسلسلتين في التخطيط السابق لا تظهر بالشكل المطلوب الذي يمكننا من دراستها بصورة دقيقة ، ويرجع ذلك إلى أن مجال محور القيم كبير بالنسبة لمجال توضع البيانات فيه ، ولذلك فإنه لا مناص هنا من تضيق مجال محور القيم بإتباع ما يلي :

حدد محور القيم (المحور العامودي) ومن ثم كليك يمين على هذا المحور و اختار Format Axis لتظهر لك نافذة . ضمن التبويب Scale ستجد الخيارات التالية :

قم بإزالة التحديد (من أجل عدم تمكين الاكسل من تحديد قيم هاذين المربعين بشكل تلقائي) من جانب المربعين Minimum و Maximum و أدخل فيهما القيم الجديد كما هو موضع في الشكل السابق .

بالإضافة للتعديل السابق ، قمت بإجراء بعض التعديلات الشكلية على عناصر التخطيط السابق و ذلك حتى يظهر بالصورة التالية :

هل تشاطرني الرأي بأن هذا التخطيط هو أجمل و أسهل للفهم من التخطيط السابق ؟. (y)

أرجو أن أكون قد وفقت في طرح شيء مفيد .

مرفق مثال للتخطيط الناتج :

تحياتي

Chart2.rar

[hossinkash]

بارك الله فيكم أخواني الكرام على هذا الموضوع المهم

شكرا