تبادل (نسخ، استيراد، تصدير) بيانات بين Excel وAccess

[ا بو سليمان]

تبادل (نسخ، استيراد، تصدير) بيانات بين Excel وAccess

هناك عدة طرق لتبادل بيانات بين Microsoft Office Access وMicrosoft Office Excel.

• لإحضار بيانات إلى Excel من Access، يمكنك نسخ بيانات من ورقة بيانات Access ولصقها في ورقة عمل Excel أو الاتصال بورقة بيانات Access من ورقة عمل Excel أو تصدير بيانات Access إلى ورقة عمل Excel.
• لإحضار بيانات إلى Access من Excel، يمكنك نسخ بيانات من ورقة عمل Excel ولصقها في ورقة بيانات Access أو استيراد ورقة عمل Excel إلى جدول Access أو الارتباط بورقة عمل Excel من جدول Access.

 ملاحظات 

• يختلف معنى كلمة "استيراد" في Excel عن معناها في Access. في Excel، عندما تقوم بالاستيراد، يعني ذلك إجراء اتصال دائم ببيانات يمكن تحديثها. أما في Access، عندما تقوم بالاستيراد، يعني ذلك إحضار البيانات في Access مرة واحدة، لكن دون وجود اتصال دائم بالبيانات.
• يتعذر حفظ مصنف Excel كورقة بيانات Access. لا يوفر أي من Excel أو Access وظيفة لإنشاء ورقة بيانات Access من بيانات Excel.

ماذا تريد أن تفعل؟

• العمل مع بيانات Access في Excel
• العمل مع بيانات Excel في Access

العمل مع بيانات Access في Excel

قد تريد العمل مع بيانات Access في مصنف Excel للاستفادة من ميزات تحليل البيانات والمخطط أو مرونة ترتيب البيانات وتخطيطها أو الوظائف المتعددة غير المتوفرة في Access.

نسخ بيانات Access إلى Excel

من Access، يمكنك نسخ بيانات من أي طريقة عرض لورقة بيانات ثم لصق البيانات في ورقة عمل Excel.

1. ابدأ تشغيل Access، ثم افتح الجدول أو الاستعلام أو النموذج الذي يحتوي على السجلات التي تريد نسخها.
2. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر فوق عرض، ثم انقر فوق طريقة عرض ورقة بيانات.
3. حدد السجلات التي تريد نسخها.

إذا كنت تريد تحديد أعمدة معينة، اسحب بالماوس خلال عناوين الأعمدة المتجاورة.

4. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الحافظة، انقر فوق نسخ.

اختصار لوحة المفاتيح  يمكنك أيضًا ضغط CTRL+C.

5. ابدأ تشغيل Excel، ثم افتح ورقة العمل التي تريد لصق البيانات فيها.
6. انقر في الزاوية العلوية اليمنى لناحية ورقة العمل حيث تريد ظهور اسم الحقل الأول.

لضمان عدم استبدال السجلات المنسوخة بالسجلات الموجودة، تأكد أن ورقة العمل لا تحتوي على أية بيانات بأسفل أو إلى يسار الخلية التي تنقر فوقها.

7. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الحافظة، انقر فوق لصق.

اختصار لوحة المفاتيح  يمكنك أيضًا ضغط CTRL+V.

 أعلى الصفحة

تصدير بيانات Access إلى Excel

باستخدام معالج التصدير في Access، يمكنك تصدير كائن قاعدة بيانات Access، مثل جدول أو استعلام أو نموذج، أو تصدير سجلات محددة في طريقة عرض إلى ورقة عمل Excel. عند القيام بعملية تصدير، يمكنك حفظ التفاصيل للاستخدام في المستقبل أو جدولة عملية التصدير لبدء تلقائياً عند فواصل زمنية معينة.

ما يلي هو وحدات سيناريو شائعة لتصدير بيانات من Access إلى Excel:

• يستخدم القسم لديك أو فريق العمل الخاص بك كلاً من Access وExcel للعمل مع البيانات. تخزن البيانات في قواعد بيانات Access، لكنك تستخدم Excel لتحليل البيانات وتوزيع نتائج التحليل. يصدر فريق العمل حالياً البيانات إلى Excel عند الحاجة لذلك، لكنك تريد جعل هذه العملية أكثر كفاءة.
• أنت مستخدم لـ Access لفترة طويلة، لكن المدير لديك يفضل عرض التقارير في Excel. يمكنك القيام بنسخ البيانات في Excel على فترات زمنية منتظمة، لكنك تريد تنفيذ هذه العملية تلقائياً لتوفير الوقت لك.

للحصول على مزيد من المعلومات حول تصدير بيانات من Access إلى Excel، راجع نظام تعليمات Access.

 أعلى الصفحة

الاتصال ببيانات Access من Excel

لإحضار بيانات Access يمكن تحديثها إلى Excel، يمكنك إنشاء اتصال، غالبًا ما يتم تخزينه في ملف اتصال بيانات Office (.odc)، بقاعدة بيانات Access واسترداد كافة البيانات من جدول أو استعلام. والفائدة الأساسية من الاتصال ببيانات Access بدلاً من استيرادها هي إمكانية تحليل هذه البيانات دوريًا في Excel دون نسخ البيانات أو تصديرها من Access بشكل متكرر. بعد الاتصال بالبيانات، يمكنك أيضًا تحديث مصنفات Excel (أو تحديثها) تلقائيًا من قاعدة بيانات Access الأصلية حينما يتم تحديث قاعدة البيانات بمعلومات جديدة. على سبيل المثال، قد ترغب في تحديث ملخص تقرير موازنة في Excel تقوم بتوزيعه كل شهر وبالتالي سيحتوي على بيانات الشهر الحالي.

1. انقر فوق الخلية حيثما تريد وضع البيانات من قاعدة بيانات Access.
2. ضمن علامة التبويب بيانات، في مجموعة إحضار بيانات خارجية، انقر فوق من Access.

3. في القائمة بحث في، حدد موقع قاعدة بيانات Access الذي تريد استيرادها وانقر نقراً مزدوجاً فوقها.

في مربع الحوار تحديد جدول، انقر فوق الجدول أو الاستعلام الذي تريد استيراده، ثم انقر فوق موافق.

4. في مربع الحوار استيراد بيانات، قم بالإجراءات التالية:
   • ضمن حدد كيفية عرض هذه البيانات، قم بأحد الإجراءات التالية:
     • لعرض البيانات كـجدول، حدد جدول.
     • لعرض البيانات كـتقرير PivotTable ، حدد تقرير PivotTable.
     • لعرض البيانات كـPivotChart وتقرير PivotTable، حدد تقرير PivotChart وPivotTable.
   • انقر فوق خصائص بشكل اختياري لتعيين خيارات تحديث البيانات المستوردة وتنسيقها وتخطيطها، ثم انقر فوق موافق.
   • ضمن أين تريد وضع البيانات؟ قم بأحد الإجراءات التالية:
     • لإرجاع البيانات إلى الموقع الذي قمت بتحديده، انقر فوق ورقة عمل موجودة.
     • لإرجاع البيانات إلى الزاوية العلوية اليمنى لورقة العمل الجديدة، انقر فوق ورقة عمل جديدة.
5. انقر فوق موافق.

يضع Excel نطاق البيانات الخارجي في الموقع الذي تحدده.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الاتصال ببيانات، راجع الاتصال بـ (استيراد) بيانات خارجية.

 أعلى الصفحة

العمل مع بيانات Excel في Access

قد تريد العمل مع بيانات Excel في قاعدة بيانات Access للاستفادة من ميزات إدارة بيانات Access والأمان وتعدد المستخدمين. على الرغم من وجود العديد من الميزات المفيدة في Access، هناك ميزتان قد يستفيد منهما المستخدم لبيانات Excel:

• تقارير    إذا كنت على معرفة بتصميم تقارير Access وتريد تلخيص بيانات Excel الخاصة بك وتنظيمها في هذا النوع من التقارير، يمكنك إنشاء تقرير Access. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء المزيد من التقارير المرنة، مثل تقارير المجموعة والتقارير التلخيصية والتسميات المطبوعة والتقارير الرسومية.
• نماذج    إذا أردت استخدام نموذج للعثور على البيانات أو عرضها في Excel، يمكنك إنشاء نموذج Access. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج Access لعرض الحقول بترتيب مختلف عن ترتيب الأعمدة الموجودة في ورقة العمل الخاصة بك أو عرض صف طويل من البيانات ليصبح أكثر سهولة على شاشة واحدة.

للحصول على مزيد من المعلومات حول العمل مع نماذج Access وتقاريره، راجع نظام تعليمات Access.

 أعلى الصفحة

نسخ بيانات Excel إلى Access

من Excel، يمكنك نسخ بيانات من أي طريقة عرض لورقة بيانات ثم لصق البيانات في ورقة بيانات Access.

 ملاحظة   إذا قمت بنسخ بيانات من حقول متعددة في ورقة عمل إلى ورقة بيانات، تأكد من تطابق الأعمدة لترتيب البيانات التي تريد نسخها. عند لصق البيانات من حقول متعددة إلى نموذج، يلصق Access البيانات في حقول لها نفس الاسم حقول المصدر، بغض النظر عن ترتيبها في النموذج. إذا كانت البيانات التي تريد نسخها تحتوي على حقول غير موجودة في النموذج الوجهة، يسألك Access إذا كنت تريد لصق الحقول ذات الأسماء المطابقة فقط. إذا لم يكن هناك أسماء حقول متطابقة، يلصق Access الحقول طبقاً لترتيب علامات تبويب نموذج الوجهة، وقد لا يكون هذا هو الترتيب الذي تريده. إذا اختلفت أسماء الحقول في المصدر عن أسماء الحقول في الوجهة، قد تريد لصق البيانات في ورقة بيانات بدلاً من لصقها في نموذج.

1. ابدأ تشغيل Excel، ثم افتح ورقة العمل التي تحتوي على البيانات التي تريد نسخها.
2. حدد الصفوف التي تريد نسخها.
3. ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الحافظة، انقر فوق نسخ.

اختصار لوحة المفاتيح  يمكنك أيضًا ضغط CTRL+C.

4. ابدأ تشغيل Access، ثم افتح الجدول أو الاستعلام أو النموذج حيثما تريد لصق الصفوف.
5. ضمن علامة التبويب ورقة بيانات، في المجموعة طرق عرض، انقر فوق عرض، ثم انقر فوق طريقة عرض ورقة البيانات.

6. قم بأحد الإجراءات التالية:
   • لاستبدال السجلات، حدد تلك السجلات، ثم ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الحافظة، انقر فوق لصق.

اختصار لوحة المفاتيح  يمكنك أيضًا ضغط CTRL+V.

• لإلحاق البيانات كسجلات جديدة، ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الحافظة، انقر فوق لصق إلحاق، من القائمة تحرير.

 أعلى الصفحة

استيراد بيانات Excel إلى Access

لتخزين بيانات من Excel في قاعدة بيانات Access، ثم استخدام البيانات والاحتفاظ بها في Access من الآن فصاعداً، يمكنك استيراد البيانات. عند استيراد البيانات، يخزن Access البيانات في جدول جديد أو موجود دون تبديل البيانات في Excel. يمكن استيراد ورقة عمل واحدة فقط في كل مرة خلال عملية الاستيراد. لاستيراد بيانات من أوراق عمل متعددة، كرر عملية الاستيراد لكل ورقة عمل.

ما يلي هو وحدات سيناريو شائعة لاستيراد بيانات Excel إلى Access:

• أنت مستخدم لـ Excel لفترة طويلة وتريد في وقت لاحق استخدام Access للعمل مع هذه البيانات. تريد نقل البيانات في أوراق عمل Excel الخاصة بك إلى قاعدة بيانات Access جديدة أو أكثر.
• يستخدم القسم لديك أو فريق العمل Access، لكنك تستلم البيانات بتنسيق Excel أحياناً ويجب أن تدمج مع قواعد بيانات Access لديك. تريد استيراد أوراق عمل Excel هذه إلى قاعدة البيانات عند استلامها.
• يمكنك استخدام Access لإدارة البيانات، لكن يكون التقرير الأسبوعي الذي تستلمه من باقي فريق عملك هو عبارة عن مصنفات Excel. تريد تنظيم عملية الاستيراد لضمان استيراد البيانات كل أسبوع في وقت معين إلى قاعدة البيانات الخاصة بك.

للحصول على مزيد من المعلومات حول استيراد بيانات من Excel إلى Access، راجع نظام تعليمات Access.

 أعلى الصفحة

الارتباط ببيانات Excel من Access

يمكنك ربط نطاق Excel بقاعدة بيانات Access كجدول. استخدم هذا الأسلوب عندما تخطط لمتابعة الاحتفاظ بالنطاق في Excel ولكن تريد توفيرها أيضاً في Access. يمكنك إنشاء هذا النوع من الارتباط من داخل قاعدة بيانات Access، وليس من Excel.

عند الارتباط بورقة عمل Excel أو نطاق مسمى، ينشىء Access جدولاً جديداً مرتبط بالخلايا المصدر. تنعكس أية تغييرات تقوم بإجرائها على الخلايا المصدر في Excel على الجدول المرتبط. على الرغم من ذلك، يتعذر تحرير محتويات الجدول المناظر في Access. إذا أردت إضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها، يجب عليك إجراء تغييرات في الملف المصدر.

ما يلي هو وحدات سيناريو شائعة للارتباط بورقة عمل Excel من داخل Access:

• تريد استمرار الاحتفاظ بالبيانات في أوراق عمل Excel، لكن تريد أن تكون قادراً على استخدام ميزات Access الفعالة للاستعلام والتقرير.
• يستخدم القسم لديك أو فريق العمل Access، لكن البيانات من المصادر الخارجية التي تعمل معها تأتي في أوراق عمل Excel. لا تريد الاحتفاظ بنسخ من بيانات خارجية، لكن تريد أن تكون قادراً على العمل معها في Access.

للحصول على مزيد من المعلومات حول ارتباط بيانات من Access إلى Excel، راجع نظام تعليمات Access

 

 

--------------  رابط الموضوع 

 

http://office.microsoft.com/ar-sa/excel-help/HA010096300.aspx

 

[ابوخليل]

يا هلا  بزمزم واهل مكة 

اما البارح ومنظر الكعبة  والمطر   يا سلالالام 

[ا بو سليمان]

يا هلا  بزمزم واهل مكة 

اما البارح ومنظر الكعبة  والمطر   يا سلالالام 

 

اهلا بك اخي الفاضل    ابو خليل  

 

 

كم لك  ما لم  تزر مكة .................؟؟؟

[أبا عمر]

جزاك _الله_ خيرا أخي زمزم