الدرس الرابع : انشاء قائمة بيانات الاتصال

[طالبة علم2]

انشاء قائمة ببيانات الاتصال

انشاء قائمة بيانات الاتصال :

في أوتلوك يمكنك أن تستخدم مجلد conact ( الاتصالات ) لكي تنشئ وتحفظ وتستخدم قائمة بيانات الاتصال . وفي هذه القائمة ، يمكنك أن تدخل كل أو بعض المعلومات عن شخص معين تتعامل معه مثل :
الاسم ، العنوان ، عنوان البريد الالكتروني ، الفئة التي ينتمي اليها .

ويمكنك أيضا أن تعدّل المعلومات الخاصة ببيانات الاتصال في أي وقت ، وأن تضيف بيانات جديدة ، وأن تحذف بعض البيانات الموجودة في القائمة .

لكي تفتح مجلد بيانات الاتصال ، وتضيف اليه بيانات جديدة ، اتبع الخطوات التالية :
1- انقر رمز " الاتصالات " contact في شريط أوتلوك .( انظر الصورة )

2- من قائمة اجراءات اختر أمر " اتصال جديد " .
3- تظهر نافذة نافذة " جهة اتصال " .. ويمكنك الآن ان تضيف معلومات الشخص التي تريدها في هذه النافذة ..البيانات اختيارية ..ليس من الضروري ملء جميع البيانات ، بل املأ البيانات حسب احتياجك . ( انظر الصوره أدناه )


4- بعد تعبئة البيانات اضغط زر " حفظ واغلاق " الموجود في الطرف العلوي الأيسر من النافذة .
5- عند اغلاق النافذة سيظهر لك الشخص الذي قمت باضافته مع القائمة الموجودة لديك سابقا .

-----------------

استعراض قائمة بيانات الاتصال :

الوضع الافتراضي هو أن يعرض أوتلوك بيانات الاتصال على شكل بطاقات أو عناوين address card . في هذه الحالة سيعرض أوتلوك اسم الشخص ويضع أسفله بعض المعلومات الخاصة به مثل العناوين أو ارقام الهواتف .
ومع ذلك لن يتم عرض اسم شركة أو مسمى الوظيفة أو التعليقات .
( انظر الصوره )



يمكنك تغيير طريقة عرض جهات الاتصال وذلك بالضغط لى زر " عرض " ثم " العرض الحالي " ثم اختيار طريقة العرض المطلوبة والتي تلائم احتياجك .

يمكنك أيضا استخدام خانة " العرض الحالي " في شريط الأداوت لتغيير طريقة عرض المعلومات ..( راجع الصوره اعلاه )

اليك تفصيلا بطرق العرض المتاحة :
• بطاقات العناوين (address card): هذه هي طريقة العرض الافتراضية هي تعرض الأسماء ( الاسم الأخير ثم الاسم الأول ) والعناوين وأرقام الهواتف على شكل بطاقات .

• بطاقات عناوين مفصلة (detailed address card) : يعرض الأسماء كاملة ومسمى الوظيفة ، واسم الشركة والعناوين وأرقام الهواتف ، وعناوين البريد الالكتروني ، والفئة التي ينتمي اليها الشخص ، والتعليقات ..على شكل بطاقات .

• قائمة الهاتف(phone list) : يعرض الاسم الأول بالكامل ، ومسمى الوظيفة والشركة والقسم وأرقام الهاتف ، والفئة ..في جدول بحيث يحتل كل شخص صفا واحدا فقط من الجدول .

• حسب الفئة (by category) : يعرض البيانات في صفوف بحسب ترتيب الفئة التي ينتمي اليها الشخص . يتم عرض المعلومات بنفس طريقة " قائمة الهاتف " .

• حسب الشركة (by-company) : يعرض البيانات في صفوف بحسب ترتيب الشركة التي يعمل بها الشخص . يتم عرض المعلومات بنفس طريقة " قائمة الهاتف " .

• حسب الموقع (by location ) : يعرض البيانات في صفوف بحسب ترتيب البلد التي يعيش فيها كل شخص ، يتم عرض المعلومات نفس طريقة " قائمة الهاتف " .

• حسب اشارة المتابعة ( by follow flag) : يعرض البيانات مقسّمة بحسب العلامات flag التي تضعها عليها .


------------

استعراض البيانات :

يمكنك استخدام شريط التمرير الأفقي لكي تستعرض البيانات التي قد لا تظهر أمامك .
ويمكن أيضا أن تنقر على أحد الحروف التي تظهر يمين النافذة لكي تتنقل الى الأسماء التي تبدأ بهذا الحرف .

----------

ارسال الخطابات :

يخدم أوتلوك برنامج وورد كمحرر للخطابات لكي يساعدك في انشاء وارسال الخطابات الى أي شخص موجود في قائمة بيانات الاتصال . وعندما تطلب ارسال خطاب الى شخص ما في أوتلوك . فانه سيقوم بتشغيل معالج الخطابات letter wizard في وورد ..وعندما يحدث ذلك ، اتبع التعليمات التي يعرضها عليك المعالج على الشاشة لكي تكمل نص الخطاب .

لكي ترسل خطابا لأحد الأشخاص :
1- حدد الشخص المطلوب من مجلد " اتصالات "
2- اختر الأمر " رسالة جديدة " من قائمة " اجراءات "
3- سيتم تشغيل برنامج وورد ويظهر معالج الخطابات على الشاشة .
4- سيساعدك المعالج على اكمال وتنسيق الخطاب ( انظر الصوره )



كل ماعليك هو اتباع التعليمات الموجودة على الشاشة وتحديد الخيارات المناسبة لك .

[Ali Tawfeek]

مشكور على المعلومة

[خير أمة]

جزاك الله خيرا

[shehri1245]

جزاك الله خيرا

[serag777]

الله يعطيك العافية يا رب ما قصرت اخوي