اشعارات تسليم الفواتير

[أبو آدم]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

سيكون حديثي اليوم بعد إذنكم عن نظام مصمم لشركة كبرى للخدمات ، وهذا النظام في النهاية كان الجزء البرمجي من حل متكامل للمشكلة ( إجرائي وبرمجي ) ، فقد واجهت الشركة مشكلة عملية تتعلق بمهمة بسيطة ومحددة من المهام الكثيرة المكلفة لكوادرها .

فلا بد أن تكون هناك مشكلة عملية وتبعات تترتب على هذه المشكلة ويبدأ السعي لتحليلها وفهمها وتحديد أبعادها كي يتم الوصول للحل و الوسائل والأدوات الموصلة إليه .

أطرح اليوم مشكلة تسليم الفواتير ، حيث تصدر الشركة عن طريق دائرتها المالية ما يقارب 60 فاتورة يوميا ( بالمعدل ) ، وتراكم هذا الكم من الفواتير لدى قسم الإسناد وخدمات العملاء سبب مشاكل عملية كثيرة منها:

بالنسبة لمدير العمليات :

1. ما هو عدد الفواتير المسلم لقسم الإسناد يوميا ؟

2. ما هو عدد الفواتير المسلم للعملاء يوميا ؟

3. ما هو عدد الفواتير الموجود في مكتب القسم ولم يتم توزيعه ؟

4. مستوى انجاز قسم الإسناد وكوادره في توزيع الفواتير على العملاء خلال المدد المحددة في نظام عمل الشركة ؟

5. ما هو عدد الفواتير التي تم تكليف كوادر قسم الإسناد بتوزيعها ، ولم يتم توزيعها ؟

بالنسبة للدائرة المالية:

1. ما هو عدد الفواتير الصادرة عن الدائرة المالية والمسلم لقسم الإسناد يوميا ؟

2. من هم العملاء الذين استلموا فواتيرهم يوميا ، ليتم تنسيق تحصيل قيم الفواتير منهم حسب الاتفاق؟

3. من الذي قام بتسليم الفاتورة ومرفقاتها للعميل ؟

4. من الذي قام باستلام الفاتورة من طرف العميل ؟

5. ما هو عدد الفواتير الموجود في مكتب القسم ولم يتم توزيعه ؟

مدير العمليات في صياح مستمر هو و المدير المالي حول الأسئلة العشرة أعلاه يوميا ، وينتهي الأمر بطلب مسئول قسم الإسناد للإجابة عن الأسئلة العشرة يوميا و يغوص بقصاصات الورق والملاحظات التي يكتبها يوميا للإجابة عن هذه الأسئلة المتكررة ، وتكون الإجابات غير شافية لأن المعلومات غير متناغمة والأطراف المعنية كثيرة !!!

المدير العام يستدعي المدير المالي ويسأل يوميا عن مستويات الانجاز المالي للشركة والأرصدة و المدفوعات و المقبوضات و أحوال التحصيل وتفاصيل أخرى ، وسبحان الله دائما ترد على لسان المدير المالي عبارة ( كيف أحصل من العملاء وهم لم يستلموا فواتيرهم ) !!! ويستدعى مدير العمليات للإجابة عن سؤال أزلي ( لماذا لم يستلم العملاء فواتيرهم ) ؟!! بالإضافة للأسئلة الخمسة التي تعنيه .!!!

هنا نصل لمرحلة ما هو الحل و كيف السبيل للوصول إليه ؟؟

وللحديث بقية

[osama ababneh]

اخي العزيز نارت

في البداية اعتقد ان الحديث يدور حول ايجاد نظام تتبع للفواتير

واعتقد ان الحل لهذه المشكلة هي باضافة عدة مربعات خيار ( نعم | لا ) في جدول الفواتير فمثلا يكون هناك خيار يتم وضع صح فية من قبل الدائرة المالية حين ارسال الفاتورة الى دائرة العمليات

ويكون النموذج الخاص بدائرة العمليات والذي يظهر الفواتير مبني على استعلام مشروط بان يكون هذا الخيار نعم وبالتالي

فان اجمالي الفواتير الموجودة في الجدول لتاريخ معين تعطينا عدد الفواتير الموجودة في الدائرة المالية واجمالي التي تم وضع صح فيها هو عدد الفواتير المرسلة الى العمليات

بالمقابل يتم اضافة مربع خيار اخر يخص تسليم الفاتورة للعميل وهي من اختصاص العمليات وبالتالي فان اي فاتورة يتم وضع صح فيها ستخرج من العمليات وتدخل في نطاق الفواتير المسلمة للزبون .........وهكذا

اخي العزيز

انا لست متاكد من الفكرة ولكن اعتقد انها ربما تكون احد الحلول المطروحة علما انني جربتها على برنامج بسيط (كان على جهاز واحد وليس على شبكة) واعتقد انها نجحت .

اتمنى ان يكون هناك حل افضل وانا الصراحة بانتظار الحل لان مثل هذه الاسئلة بالفعل تشغل بال الشخص وتجعلة يعيش في تفكير مستمر

وان شاء الله سيتم ايجاد الحل

واتمنى لك التوفيق

[أبو آدم]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

اشكر لك مرورك أخي اسامة ، واشكرك على الفكرة الطيبة التي طرحتها .

سبب طرحي لهذا الموضوع يتمحور حول محاولة متواضعة لاعطاء تحليل النظم فرصة وموقعا ضمن خطة العمل قبل ان نبدأ بتصميم البرمجيات وبناء قاعدة البيانات وشد الهمة بانشاء الجداول و ... و....

سيكون حديثي اليوم حديثا عاما وليس محددا عن النظام المطروح ولكنه ذو علاقة وثيقة .

وهو عن ضرورة دراسة أعمال الشركة أو المنشأة ( التي نحن بصدد دراسة حاجاتها ) بشكل جيد ودقيق و احترافي ، حتى تكون الحلول التي نقدمها ذات صبغة احترافية شاملة وليست جزئية مبتورة ، مع مراعاة بناء تصور شامل لحلول برمجية متكاملة لمجمل أعمال الشركة ، وذلك من منطلق أن حاجات الشركات ليست ذات حدود ، وتتصاعد بالتوازي مع حجم أعمالها وحاجات التنظيم والتطور التي تتعرض لها .

كما انه لا بد من الاطلاع على البرمجيات العاملة بالشركة لبناء تصورات التوافق و التكامل بين العامل منها وما هو قيد التنفيذ ، وتحقيق الاستفادة القصوى من قواعد البيانات العاملة .

واضرب هنا مثالا واقعيا عاما في الحاجة إليه ، خاصا ومختلفا بمنظور الحجم والغاية ، ألا وهو مسألة إدارة الموارد البشرية والبرمجيات التي تتعرض وتتصل بهذه الإدارة فهي تختلف سعة وضيقا حسب حجم الشركة أو الهيئة التي نتعامل معها وحاجاتها ( التي تتخيلها إداراتها العامة ) بالإضافة لمنظور التواصل و التنافر بين إداراتها الداخلية كالدائرة المالية وإدارة الموارد البشرية ، فالشركات الصغيرة و المتوسطة تكون إدارتها المالية و الإدارية واحدة حيث تكون إدارة الأفراد فيها مقتصرة على القيام بمهام روتينية كصرف الرواتب والتعيين وحفظ سجلات العاملين بشكل بسيط واستكمال إجراءات الإجازات ، وتنفصل هذه الإدارات تبعا لزيادة حجم الشركة و تصبح إدارة الموارد البشرية إدارة مستقلة بحاجاتها ومسئولياتها ومفاهيمها ، فنشاطاتها إستراتيجية تنطوي على خطورة وحساسية عالية تمس صميم وأهداف الشركات و المنشآت على اختلافها كالتخطيط للقوى العاملة واستقطاب العاملين وإجراء دراسات مسحية ووضع أنظمة للأجور و التعويضات والمنافع وتوصيف وتصنيف الوظائف وتقييم أداء العاملين وتدريبهم ، ومراعاة التشريعات الحكومية والتعامل مع الجهات المعنية بالعاملين كوزارة العمل و النقابات و مؤسسة الضمان الاجتماعي.

هنا يكمن مغزى حديثي :

هل نتلقى حاجات الشركة ونبني الحلول البرمجية المتصورة لها حسب حجمها وحدود حاجاتها الحالية وبما يتوافق مع مفاهيم وحدود معرفة وطلب إداراتها ( حاليا ) دون أي تدخل منا ؟!!

أم هل نتعامل مع المسألة من منظور احترافي علمي ونبني الحلول البرمجية المتصورة ( بعد دراسة مستفيضة يليها مناقشتها مع إدارة الشركة ) حسب حجمها وحدود حاجاتها الحالية آخذين بعين الاعتبار الأسس العلمية والعملية التي تمكننا من تطوير حلولنا البرمجية بسهولة مهما بلغ تطور هذه الشركة أو المنشأة ؟!!

وبتبسيط شديد لمغزى حديثي :

هل أصمم جدول عملاء الشركة ببساطة حاجاتها الحالية - لأن الشركة لا تحتاج ( حاليا ) أكثر من ذلك- ؟!!.

كما يلي :

اسم الحقل نوع البيانات

اسم الشركة نص

العنوان نص

رقم_الهاتف رقم

رقم_الفاكس رقم

أم هل أصمم جدول عملاء الشركة بعد دراسة وتحليل فعلي لنشاط الشركة أو المنشأة وبحيث يكون احترافيا وشاملا لكافة المعلومات التي تحتاج إليها كافة إدارات الشركة عن العميل حاليا ومستقبلا مهما تطورت أعمال الشركة وأساليب عملها وحاجاتها ؟

وللحديث بقية

[أبو آدم]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

سيكون حديثنا اليوم عن الإجراءات العملية المتبعة فعليا في إصدار وتوزيع ومتابعة الفواتير الصادرة عن الشركة ، وسنبدأ التحليل و المتابعة والتصحيح الإجرائي من ساعة إصدار الفاتورة من الدائرة المالية ولحين وصول الفاتورة للعميل و استلامها وما بعد ذلك ، وذلك حسب المراحل التالية :

1. إصدار الفاتورة من الموظف المعني بالدائرة المالية وذلك حسب الوثائق المرفقة بالمعاملة وفقا للاتفاق و العقد المبرم مع العميل

 ( تم هنا إجراء تصحيح إجرائي قانوني بتعديل أسماء جميع العملاء حسب السجل التجاري الرسمي للعميل تثبيتا لحجية الفواتير قانونيا ومنعا لأي خطأ قانوني يسبب تبعات لاحقة عند التحصيل أو اللجوء للقضاء) .

 ( تم هنا إجراء تصحيح إجرائي بتغيير آلية إصدار الفواتير باعتماد ثُلاثة نسخ مكربنة وواحدة مصورة ، الأولى للعميل مع المرفقات و الثانية ترفق بالقيد المحاسبي و الثالثة لملف المعاملة و الربعة لغايات التوقيع من قبل العميل عند الاستلام تثبيتا لحجية الفواتير قانونيا ومنعا لأي خطأ قانوني يسبب تبعات لاحقة عند التحصيل أو اللجوء للقضاء) .

2. تدقيق الفاتورة وتوقيع كامل نسخها من قبل المدير المالي ، ومن ثم ختمها بالخاتم الرسمي للشركة .

 (هذا تصحيح إجرائي بديل لتوقيع وختم النسخة الأولى فقط ).

3. تسليم الفواتير لقسم الإسناد وخدمة العملاء .

 (هنا كان التصحيح الإجرائي و البرمجي الرئيسي الذي يعنينا ، حيث تم التأكيد على ضرورة وجود برمجية للمتابعة و التدقيق ابتداءا من هذه المرحلة ، حيث يقوم أحد كوادر الدائرة المالية بتسجيل الفواتير الصادرة عنها لذلك اليوم على النظام المحوسب وتسليم الفواتير لرئيس قسم الإسناد بموجب كشف صادر عن النظام).

4. فرز فواتير العملاء من قبل رئيس قسم الإسناد حسب المناطق الجغرافية لمواقع الإدارات التي تسلم الفواتير إليها مع تجميع فواتير العميل في مغلف واحد ، لسهولة حصرها.

5. تحديد قطاعات العمل الجغرافية لذلك اليوم ( حيث يتضمن قطاع العمل الجغرافي مجموعة مناطق داخل العاصمة كشرق العاصمة - مثلا - والذي يضم مجموعة مناطق عمل ، وكل منطقة عمل يتواجد بها مكاتب جهات حكومية يراجعها القسم لإنجاز معاملات رسمية كما يتواجد من ضمنها مكاتب إدارات بعض العملاء حيث يتم تسليم الفواتير الصادرة باسمهم ) ، ومن خلال هذا التحديد يتضح حجم العمل في كل قطاع عمل جغرافي.

6. تحديد الموظف الذي سيتولى انجاز الأعمال في كل قطاع عمل جغرافي تبعا لحجم العمل في ذلك القطاع مع مراعاة مهارات وتخصصات الموظفين في انجاز المعاملات وبالتالي توزيع الفواتير للعملاء ضمن ذلك القطاع.

7. تسليم كل موظف مجموعة المعاملات والفواتير الخاصة بقاع العمل المكلف به لذلك اليوم.

 (هنا تغيير إجرائي رئيسي بإتمام عملية التسليم من قبل رئيس قسم الإسناد بتسجيل الفواتير على ذمة الموظف على النظام المحوسب ، بدل التسليم اليدوي غير الموثق).

8. إعادة نسخة الفاتورة الموقعة ( من قبل العميل أو أحد موظفيه ) إشعارا بتسليم الفاتورة للمعنيين حسب الأصول .

 (هنا تغيير إجرائي رئيسي بتثبيت عملية إعادة الإشعار على النظام المحوسب من قبل رئيس قسم الإسناد ، وذلك بتسجيل معلومات تسليم الفواتير وتسديدها عن ذمة الموظف بدل التسليم اليدوي غير الموثق).

9. تسليم نسخة الفاتورة الموقعة ( من قبل العميل أو أحد موظفيه ) إشعارا بتسليم الفاتورة للمعنيين حسب الأصول لقسم ضبط الجودة وتسديدها عن ذمة القسم .

( قسم ضبط الجودة : يتولى تدقيق المعاملات واستكمالها الأصولي للإجراءات والوثائق اللازمة قبل حفظ الملف في الأرشيف).

هنا نصل لمرحلة تحليل متطلبات النظام المحوسب والغايات المرجوة منه ضمن الحاجات المحددة بأعلاه.

وللحديث بقية

[أبو آدم]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

سيكون حديثنا اليوم عن متطلبات النظام أو بمفهوم آخر الحجم و البنية ومستوى وكيفية الأداء وفقا للتصور الذي خرجنا به أثناء طرحنا للتحليل السابق للمشكلة وأبعادها وحلولها المتصورة ووفقا للتعديلات و التصويبات الإجرائية المتصورة و المتوقع تنفيذها ، فالتصور النهائي للإجراءات الضابطة للعمل ( مجال التحليل ) قرن بين التصحيح الإجرائي والبرمجي ، ومن المتوقع من هذا النظام المحوسب أن يضبط الإجراءات و يوضح حدودها ويضمن المتابعة السليمة وتأمين الإحصاءات و المعلومات عند الحاجة إليها وللأطراف المعنية كافة .

وبالتالي أجد من الضروري بحث المواضيع التالية و أخذها بعين الاعتبار عند تحديد بنية النظام المحوسب :

 التجهيزات:

1. جهاز حاسوب / الدائرة المالية : لتوفير مرحلة تسجيل الفواتير الصادرة عن الدائرة المالية لكل يوم عمل.

2. جهاز حاسوب / مديرية العمليات / قسم الإسناد : لتوفير مرحلة تسجيل الفواتير على ذمة موظفي القسم على النظام المحوسب و مرحلة تسجيل معلومات تسليم الفواتير وتسديدها عن ذمة الموظف والقسم ، لكل يوم عمل.

3. جهاز حاسوب رئيسي ( خادم - سيرفر) : لتثبيت النظام .

4. طابعة : لطباعة التقارير و الإحصاءات .

5. شبكة داخلية / محلية : للربط بين الأجهزة المطلوبة أعلاه.

ملاحظات: مواصفات التجهيزات أعلاه خاضعة لحجم حاجات الشركة و إمكاناتها.

 الكوادر :

1. تحديد موظف من كوادر الدائرة المالية : ليتم تكليفه بمهام إضافية تتمثل بتسجيل الفواتير الصادرة عن الدائرة المالية لكل يوم عمل وإصدار التقارير لإدارته عند الطلب ، وحصر مهمة التسجيل به ، تحديدا للمسئولية.

2. إسناد مهام إضافية لرئيس قسم الإسناد : لتسجيل الفواتير على ذمة موظفي القسم على النظام المحوسب و مرحلة تسجيل معلومات تسليم الفواتير وتسديدها عن ذمة الموظف وتسديدها عن ذمة القسم وتسليمها لقسم ضبط الجودة لكل يوم عمل، وإصدار التقارير لإدارته عند الطلب ، وحصر مهمة التسجيل و التسديد به، تحديدا للمسئولية.

 البرنامج ( قواعد البيانات ):

1. مدى ضرورة أو إمكانية دمج أو ربط البرنامج مع أية قواعد بيانات أخرى عاملة بالشركة .

2. الجداول اللازمة.

3. النماذج اللازمة لمراحل العمل.

4. التقارير اللازمة لمراحل العمل.

5. الإحصاءات وآليات البحث اللازمة لمراحل العمل.

6. الآلية اللازمة لوصول المستخدمين من الأقسام المعنية للنظام المثبت على الخادم / السيرفر .

7. الآلية اللازمة لمراقبة الاستخدام من حيث التسجيل و التعديل من قبل المستخدمين للمتابعة وتحديد المسئولية عن الانجاز والأخطاء المرتكبة.

8. الآلية اللازمة لحفظ نسخة احتياطية من البرنامج .

9. الآلية اللازمة لضغط وإصلاح قاعدة البيانات.

هنا نصل لمرحلة توفير ودراسة متطلبات النظام المحوسب والشروع بالتنفيذ لتحقيق الغايات المرجوة منه ضمن الحاجات المحددة آنفا.

وللحديث بقية

[أبو آدم]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

سيكون حديثنا اليوم عن توفير ودراسة متطلبات النظام المحوسب والشروع بالتنفيذ لتحقيق الغايات المرجوة منه ضمن الحاجات المحددة آنفا.

حيث سنبدأ حسب ما أسلفنا بتوفير التجهيزات :

 التجهيزات:

1. جهاز حاسوب / الدائرة المالية : لتوفير مرحلة تسجيل الفواتير الصادرة عن الدائرة المالية لكل يوم عمل. ( متوفر)

2. جهاز حاسوب / مديرية العمليات / قسم الإسناد : لتوفير مرحلة تسجيل الفواتير على ذمة موظفي القسم على النظام المحوسب و مرحلة تسجيل معلومات تسليم الفواتير وتسديدها عن ذمة الموظف والقسم ، لكل يوم عمل. ( متوفر)

3. جهاز حاسوب رئيسي ( خادم - سيرفر) : لتثبيت النظام . ( متوفر)

4. طابعة : لطباعة التقارير و الإحصاءات . ( متوفر)

5. شبكة داخلية / محلية : للربط بين الأجهزة المطلوبة أعلاه. ( متوفر)

ملاحظات: مواصفات التجهيزات أعلاه خاضعة لحجم حاجات الشركة و إمكاناتها.

 الكوادر :

1. تحديد موظف من كوادر الدائرة المالية : ليتم تكليفه بمهام إضافية تتمثل بتسجيل الفواتير الصادرة عن الدائرة المالية لكل يوم عمل وإصدار التقارير لإدارته عند الطلب ، وحصر مهمة التسجيل به ، تحديدا للمسئولية. ( تم التحديد )

2. إسناد مهام إضافية لرئيس قسم الإسناد : لتسجيل الفواتير على ذمة موظفي القسم على النظام المحوسب و مرحلة تسجيل معلومات تسليم الفواتير وتسديدها عن ذمة الموظف وتسديدها عن ذمة القسم وتسليمها لقسم ضبط الجودة لكل يوم عمل، وإصدار التقارير لإدارته عند الطلب ، وحصر مهمة التسجيل و التسديد به، تحديدا للمسئولية. ( تم التحديد )

 البرنامج ( قواعد البيانات ):

1. مدى ضرورة أو إمكانية دمج أو ربط البرنامج مع أية قواعد بيانات أخرى عاملة بالشركة .

نناقش هذه المسألة مبكرا ليس من باب استباق الأحداث و لكن من باب إنهاء المسألة لنتفرغ للعمل بقاعد البيانات التي تعني برنامجنا.

بدراسة قواعد البيانات العاملة لدى الشركة نجد أنها تحتوي عددا من الجداول اللازمة لتحقيق الغاية المرجوة من البرنامج وتشترك معها بنفس الغايات ، و إضافة غيرها أو تصميمه عبثية لا لزوم لها وتكرار للعمل لدى أقسام الشركة المختلفة لا طائل منه ، فهناك جدول العملاء و الذي يمثل جزءا من قاعدة بيانات رئيسية لدى الشركة ضمن نظام الإشارات و أعمال الفروع ( الإشارة : تمثل ملف ورقي و محوسب ذو رقم متفرد لإرسالية تجارية محددة تعود لعميل محدد ، تحفظ به كافة الوثائق التجارية و الجمركية والإيصالات الرسمية و كافة المراسلات وكل ما يتعلق بهذه الإرسالية )، وهناك جدول الموظفين و الذي يمثل جزءا من قاعدة بيانات رئيسية لدى الشركة ضمن نظام إدارة الموارد البشرية ، وهناك جدول أسماء المراكز و الذي يمثل جزءا من قاعدة بيانات رئيسية لدى الشركة ضمن نظام الإشارات و أعمال الفروع ( المركز : المركز الجمركي الذي تم فيه تسجيل البيان الجمركي الخاص بالإشارة موضوع الفاتورة ).

وسأقوم بإدراج هذه الجداول ضمن قاعدة البيانات موضوع بحثنا أصيلة ضمن القاعدة ، وهي حسب تحليلنا ومنهج عملنا مرتبطة بقواعد البيانات العاملة على الخادم / السيرفر.

هنا نصل لمرحلة تحديد الجداول اللازمة والتي لا تتوفر ضمن قواعد البيانات العاملة لدى الشركة.

وللحديث بقية

[أبو آدم]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

استكمالا لما تم الحديث عنه ، من حيث الاستفادة من قواعد البيانات العاملة في الشركة ، ادرج تصميما نموذجيا لجدول العملاء ( نموذجي بالنسبة لأعمال شركات التخليص و / أو الخدمات) مع نموذج يوفر امكانات البحث و الاضافة و التعديل .

وحسب الردود ... اما ان نستمر او نتوقف لشرح ما يلزم

ملاحظة : مع رجاء التفاعل ... ففي حال انعدام الفائدة يفضل منطقيا ايقاف الفكرة مدار البحث ، لاتاحة المجال لأية فكرة او مساهمة اخرى ... يرجى منها رجاء.

وللحديث بقية

Customers.rar

[أبا عمر]

للرفع 

[عبدالرحمن هاشم]

السلام عليكم ورحمة الله

 

جزاك الله كل خير على إفادتك والاستزادة من علمك.. متابع بإذن الله

[أبا عمر]

ملاحظة : مع رجاء التفاعل ... ففي حال انعدام الفائدة يفضل منطقيا ايقاف الفكرة مدار البحث ، لاتاحة المجال لأية فكرة او مساهمة اخرى ... يرجى منها رجاء.

وللحديث بقية