ممكن عمل ملف اكسس حضور غياب لوسمحتوا

[Amri11223]

بالطبع! سأشرح لك كيفية إنشاء قاعدة بيانات باستخدام Microsoft Access من البداية، مع التركيز على كيفية تنظيم الجداول والاستعلامات والنماذج، بحيث يمكن لك متابعة الحضور والغياب والإجازات والمهام للموظفين، بالإضافة إلى كيفية عمل إحصائيات لهذه البيانات.

1. إنشاء قاعدة بيانات جديدة:

أولاً، افتح Microsoft Access واتبع هذه الخطوات:

اختر Blank Database (قاعدة بيانات فارغة).

اختر اسم قاعدة البيانات والمكان الذي ترغب في حفظها فيه، ثم اضغط على Create (إنشاء).

2. إنشاء الجداول (Tables):

الجدول الأول: الموظفين (Employees)
هذا الجدول يحتوي على معلومات الموظفين مثل الرقم والاسم:

افتح قاعدة البيانات التي أنشأتها، ثم اختر Create من الشريط العلوي.

اختر Table Design (تصميم الجدول).

ستظهر لك شاشة فارغة لكتابة الحقول.

أدخل الحقول التالية في الجدول:

بعد إضافة هذه الحقول، اختر Save (حفظ) وأعطِ الجدول اسمًا مثل Employees.

الجدول الثاني: أماكن العمل (WorkLocations)
هذا الجدول يحتوي على أماكن العمل المختلفة:

افتح الجدول بنفس الطريقة (Table Design).

أدخل الحقول التالية:

اختر Save (حفظ) وأعطِ الجدول اسمًا مثل WorkLocations.

الجدول الثالث: الحضور والغياب (Attendance)
هذا الجدول يسجل جميع الحضور والغياب والإجازات والمهام:

افتح الجدول بنفس الطريقة.

أدخل الحقول التالية:

اختر Save (حفظ) وأعطِ الجدول اسمًا مثل Attendance.

3. إنشاء العلاقات بين الجداول (Relationships):

بعد أن أنشأت الجداول، يجب أن تربطها ببعضها البعض باستخدام العلاقات.

اختر Database Tools من الشريط العلوي.

اختر Relationships.

في شاشة العلاقات، اختر الجداول التي قمت بإنشائها (مثل Employees و WorkLocations و Attendance).

اسحب EmployeeID من جدول Employees إلى EmployeeID في جدول Attendance لربطهم معًا.

اسحب LocationID من جدول WorkLocations إلى WorkLocationID في جدول Employees لربط الموظفين بمكان العمل.

4. إدخال البيانات:

قم بفتح جدول الموظفين وابدأ في إضافة الموظفين (الرقم والاسم).

في جدول أماكن العمل، قم بإضافة أماكن العمل المختلفة (مثل "مكتب 1"، "مكتب 2"، وهكذا).

في جدول الحضور والغياب، قم بإضافة بيانات الحضور أو الغياب أو المهام أو الإجازات. هنا، ستحدد رقم الموظف، التاريخ، ونوع السجل (حضور، غياب، إجازة، مهمة).

5. إنشاء الاستعلامات (Queries):

استعلام لإحصائيات الحضور والغياب حسب المكان:

اختر Create ثم اختر Query Design.

اختر الجداول التي تحتاجها (مثل Attendance و WorkLocations).

اسحب الحقول التي تحتاجها (مثل LocationName من جدول أماكن العمل و RecordType و Date من جدول الحضور).

استخدم الدالة Count (عدد) لحساب الحضور والغياب في كل مكان. على سبيل المثال، يمكنك استخدام التعبير:

SELECT WorkLocations.LocationName, 
       Count(IIf([Attendance].[RecordType]='حضور',1,Null)) AS TotalAttendance,
       Count(IIf([Attendance].[RecordType]='غياب',1,Null)) AS TotalAbsence,
       Count(IIf([Attendance].[RecordType]='إجازة',1,Null)) AS TotalLeave
FROM Attendance
INNER JOIN WorkLocations ON Attendance.EmployeeID = WorkLocations.LocationID
GROUP BY WorkLocations.LocationName;

هذا الاستعلام سيحسب عدد الحضور، الغياب، والإجازات في كل مكان عمل.

استعلام إحصائيات حسب التاريخ:

يمكنك إنشاء استعلام آخر لحساب الحضور والغياب حسب التاريخ:

SELECT Attendance.Date, 
       Count(IIf([Attendance].[RecordType]='حضور',1,Null)) AS TotalAttendance,
       Count(IIf([Attendance].[RecordType]='غياب',1,Null)) AS TotalAbsence
FROM Attendance
GROUP BY Attendance.Date;

6. إنشاء النماذج (Forms):

نموذج إدخال البيانات:

اختر Create ثم اختر Form Design.

قم بإضافة الحقول اللازمة لإدخال البيانات مثل رقم الموظف، التاريخ، و نوع السجل (حضور، غياب، إجازة).

اختر ComboBox لاختيار الموظف وComboBox لاختيار نوع السجل (حضور، غياب، إلخ).

7. إنشاء التقارير (Reports):

اختر Create ثم اختر Report Design.

يمكنك إنشاء تقرير لإظهار الإحصائيات المحسوبة من الاستعلامات، مثل الحضور والغياب لكل مكان عمل.

8. إضافة الإحصائيات:

الآن يمكنك استخدام الاستعلامات والتقارير لعرض الإحصائيات.

على سبيل المثال، يمكن إنشاء تقرير لعرض عدد الحضور والغياب لكل مكان عمل أو لكل تاريخ.

9. اختبار قاعدة البيانات:

قم بإدخال بيانات في الجداول وتأكد من أن الاستعلامات والنماذج والتقارير تعمل بشكل صحيح.

---

الخلاصة:

لقد أنشأت الآن قاعدة بيانات لحضور وغياب الموظفين تتضمن جداول للموظفين، أماكن العمل، والحضور، بالإضافة إلى استعلامات لحساب الإحصائيات وتقارير لعرض النتائج.