ربط اوليات المراسلات الاولية مع بعضها البعض

[زياد الحسناوي]

السلام عليكم

يوجد لدي 4 جداول (جدولين للصادر <كتاب> <برقية>) (جدولين للوارد <كتاب> <برقية>)

المطلوب ربط رقم صادر كتاب معين مثلا مع صادر برقية او وارد كتاب وهكذا  بحثل (رقم الربط)

بحيث عند الضغط ع زر اظهار الاوليات تظهر الكتب والبرقيات المرتبطة مع بعضها (كونها سلسلة اوليات للكتب الصادرة والواردة)

 

مثلا 

في جدول الصادر يوجد رقم صادر (1.2.3) لو فرضنا رقم الصادر 2 هي مرتبطة كأوليات مع وارد رقم 3 في جدول الوارد و مرتبطة كذلك مع جدول وارد البرقيات برقم 2

 

 

الربط.accdb

تم تعديل أكتوبر 11, 2023 بواسطه زياد الحسناوي

[ابو جودي]

 فى حالة الارتباط هل دائما الاساس الذى يتم الارتباط به هو الصادر فقط ؟

ام هناك صادر قد يكون هو المرتبط بالوارد ؟

 

[زياد الحسناوي]

1 دقيقه مضت, ابو جودي said:

 فى حالة الارتباط هل دائما الاساس الذى يتم الارتباط به هو الصادر فقط ؟

ام هناك صادر قد يكون هو المرتبط بالوارد ؟

 

نعم 

ممكن صادر سواء اذا كان كتاب او برقية  يرتبط بصادر كتاب او برقية و يرتبط بوارد كتاب او برقية والعكس بالنسبة للوارد كذلك

[ابو جودي]

طيب اعتقد ممكن عمل حقل الارتباط نصى وليس رقمى

على ان يأخذ الصيغة الاتية
للوارد يبدأ بحرف W ثم بعد ذلك رقم الكتاب الذى تريد الارتباط به
للصادر يبدأ بحرف S ثم بعد ذلك رقم الكتاب الذى تريد الارتباط به 

مثال 

تم ارسال صادر رقم 101 الى جهة ما .....
تم الرد علينا من هذه الجهة واشاروا الينا فى الرد انه
بناء على الكتاب الصادر برقم 101 ووو بلا بلا بلا ..

فى هذه الحالة سوف نقوم بتسجيل البيانات كالاتى فى بنموذج الوارد 

رقم الوارد  3
رقم صادر الجهة المرسلة الينا 
رقم الارتباط سوف يكون فى هذه الحالة  S101  

طيب اذا رقم الارتباط هذا ولابد ان يكون فى الجدولين فى هذه الحالة يتم الاتى 

يتم عمل استعلام تحديث للصادر بشرط الفرز والتصفية على الرقم 101 ويتم تحديث رقم الارتباط فيه بالرقم من النموذج S101

طبعا والعكس للوارد 

[زياد الحسناوي]

4 دقائق مضت, ابو جودي said:

طيب اعتقد ممكن عمل حقل الارتباط نصى وليس رقمى

على ان يأخذ الصيغة الاتية
للوارد يبدأ بحرف W ثم بعد ذلك رقم الكتاب الذى تريد الارتباط به
للصادر يبدأ بحرف S ثم بعد ذلك رقم الكتاب الذى تريد الارتباط به 

مثال 

تم ارسال صادر رقم 101 الى جهة ما .....
تم الرد علينا من هذه الجهة واشاروا الينا فى الرد انه
بناء على الكتاب الصادر برقم 101 ووو بلا بلا بلا ..

فى هذه الحالة سوف نقوم بتسجيل البيانات كالاتى فى بنموذج الوارد 

رقم الوارد  3
رقم صادر الجهة المرسلة الينا 
رقم الارتباط سوف يكون فى هذه الحالة  S101  

طيب اذا رقم الارتباط هذا ولابد ان يكون فى الجدولين فى هذه الحالة يتم الاتى 

يتم عمل استعلام تحديث للصادر بشرط الفرز والتصفية على الرقم 101 ويتم تحديث رقم الارتباط فيه بالرقم من النموذج S101

طبعا والعكس للوارد 

طيب ممكن يكون اكثر من كتاب او برقية عادي ؟ صادر كان او وارد 
كل كتاب مرتبط بالكتاب الي قبله مثلا

كتاب صادر رقم 50 في كذا 

تم الرد عليه بكتاب وارد رقم 100 في كذا

تم الرد على الوارد ببرقية صادر رقم 6 في كذا 

و تم الرد على برقية صادر ببرقية وارد المرقمة 45 في كذا

 

طبعا هذا كمثال 
والا يمكن الرد بعشرات الكتب والبرقيات ع رقم الكتاب الاول او البرقية الاولى

 

 

[ابو جودي]

طالما ان الموضوع واحد يتم الربط بالرقم الاساسى الذى بدأت الربط من خلاله فى الجدول الذى سيتم الارتباط تبعا له

طبعا انا شرحت لك نظرى وانت نفذ حسب افكارك وتطلعاتك

واى شئ تتعثر فيه ضع تساؤلاتك حوله

سوف تجد ان شاء الله تقديم العون من الاساتذة العظماء الذين نتعلم منهم بارك الله فيهم

أو الهواة طلاب العلم الذين انتسب اليهم

[زياد الحسناوي]

2 دقائق مضت, ابو جودي said:

طالما ان الموضوع واحد يتم الربط بالرقم الاساسى الذى بدأت الربط من خلاله فى الجدول الذى سيتم الارتباط تبعا له

تمام ممكن تطبيقها على الملف ؟ وتجربتها ؟

[ابو جودي]

انت ابدأ التطبيق والتنفيذ وارجع الى المنتدى فيما لا تستطع اليه سبيلا 

[زياد الحسناوي]

6 دقائق مضت, ابو جودي said:

انت ابدأ التطبيق والتنفيذ وارجع الى المنتدى فيما لا تستطع اليه سبيلا 

طيب واذا العقل صدأ 🥴 وافتر سبع دوخات 😁

[ابوجودى]

11 دقائق مضت, زياد الحسناوي said:

طيب واذا العقل صدأ 🥴 وافتر سبع دوخات 😁

نقدم اليه الافكار كما قدمتها اليكم

واذا أثناء التطبيق للأفكار لا قدر الله تعثرت وسألت ان شاء الله تجد الجواب إن قدر الله لكم الحصول عليها

[زياد الحسناوي]

6 دقائق مضت, ابوجودى said:

نقدم اليه الافكار كما قدمتها اليكم

واذا أثناء التطبيق للأفكار لا قدر الله تعثرت وسألت ان شاء الله تجد الجواب إن قدر الله لكم الحصول عليها

عملت حقل نصي بكل الجداول الاربعة

وعملت استعلام تحديث للصادر ولكن لم افهم كيف يتم الفرز والتصفية 

و بهذا الحالة يتم عمل استعلام تحديث لصادر البرقيات و الوارد كذلك يعني 4 استعلامات ؟ 

 

ولم اعرف طريقة جعل الوارد يبدأ بحرف W 

الربط.accdb

[ابوخليل]

لا اعلم لماذا عملت كل هذه الجداول

لو عملت جدولا واحدا للصادر وآخر للوارد لكان الأمر مقبولا

1 ساعه مضت, ابو جودي said:

طالما ان الموضوع واحد يتم الربط بالرقم الاساسى الذى بدأت الربط من خلاله فى الجدول الذى سيتم الارتباط تبعا له

نعم .. وازيدك من الشعر بيتا .. اعتقد ان جدولا واحدا يقوم بعمل هذه الجداول الأربعة .. ويكون التصميم اقوى واسرع في حصر البيانات

خذ نفسا واستمع 

انا اعمل الآن على عمل مشابه لعملك .. ( معاملات تصدر وتعود مرة اخرى ) قد يتكرر ذهاب وعودة معاملة اكثر من اصابع اليدين

صنعت جدولين فقط

الجدول الأول اساس يرصد فيه بيانات المعاملة سواء كان مصدرها المؤسسة نفسها او تكون وردت من جهة خارجية

واهم حقل فيها هو رقم خاص بها غير قابل للتكرار .. ويرتبط بنفس الرقم في الجدول الثاني ( رأس لأطراف )

الجدول الثاني : هو لحركة المعاملة صدورا او ورودا

مع الأخذ بالاعتبار ان الورود والصدور يرصد في سجل واحد .. وهذا ما عملته انا ( لأن العمل هذا خاص يستلزم هذه الطريقة ) 

ويمكن ان تكون الطريقة بالعمل المتعارف عليه وهي  ان تكون كل حركة ( صادر أو وارد) في سجل يخصها ونعمل حقل يدل على نوع الحركة

هنا يمكننا الاستعلام عن المعاملة او الخطاب في تقرير واظهار جميع الحركات التي تمت عليه

 

 

[زياد الحسناوي]

10 دقائق مضت, ابوخليل said:

لا اعلم لماذا عملت كل هذه الجداول

 

لاني اردت أن اصل الى امكانية ايجاد الارقام الساقطة سهوا بصورة اسهل كون اذا جمعتهم بجدول واحد فسوف يتكرر عندي رقم 1 اربع مرات وكذلك باقي الارقام

 

10 دقائق مضت, ابوخليل said:

لو عملت جدولا واحدا للصادر وآخر للوارد لكان الأمر مقبولا

1 ساعه مضت, ابو جودي said:

عملت اربعة جدوال كون لدي (صادر (كتاب+برقية) و وارد (كتاب + برقية)) ولكل واحدة من الاربعة رقم يبدأ من التسلسل 1 وينتهي في نهاية السنة برقم معين 

بالاضافة الى الكتاب الصادر من قبلي لجهة معينة خارجية يوجد فيه رقم صادر الي هو نفسه رقم الكتاب و تاريخ الصادر

اما بالنسبة للكتاب الوارد من جهة خارجية فسوف يحمل رقمين وتاريخين الاول (رقم الكتاب نفسه وتاريخ الكتاب) للجهة المرسلة اما الثاني (رقم الوارد وتاريخه) المسجل في سجلاتي الورقية

13 دقائق مضت, ابوخليل said:

الجدول الثاني : هو لحركة المعاملة صدورا او ورودا

 

هنا يمكن ان يكون الجدول الثاني للمعاملة صدورا (كتاب او برقية) و ورودا (كتاب او برقية) 

تم تعديل أكتوبر 11, 2023 بواسطه زياد الحسناوي

[ابوخليل]

خذ باعتبارك ان البرمجة فكر

يجب ان تتبلور الفكرة جيدا في رأس المبرمج

اللي فهمته منك ان الكتاب والبرقية بينهما ارتباط وثيق ( بالمعلومة) اي انهما يعالجان موضوع واحد

توجيهات :

1- الكتاب او البرقية يجب ان يأخذ رقما خاصا بمشأتك (معرف ) بغض النظر عن رقمه في الجهة الواردة منها

2- اذا تستلزم البرقية رقما يخصها مغايرا لرقم الكتاب (معرف فرعي) فمكان هذا الرقم هو الجدول الفرعي اما الجدول الرئيسي فيشتركان برقم واحد ( يسمح بالتكرار مرتين فقط ) وذلك باستخدام خاصية مفاتيح الجدول

3- رقم الكتاب او البرقية  الوارد من الجهة الخارجية والتاريخ يتم ادراجه ضمن السجل عند تسجيل الوارد ،، ايضا عند اصدار الكتاب يتم ادراج رقم الصادر وتاريخه

الخلاصة :

المعرفات الخاصة بالمعاملات هي ارقام تخص المنشأة .. يرجع اليها عند البحث والتصفية .

[شايب]

7 ساعات مضت, ابوخليل said:

نعم .. وازيدك من الشعر بيتا .. اعتقد ان جدولا واحدا يقوم بعمل هذه الجداول الأربعة .. ويكون التصميم اقوى واسرع في حصر البيانات

هذا اقنباس من ردي في الموضوع السابق

23 ساعات مضت, شايب said:

اخيرا البعض من المبرمجين يلزموا انفسهم بما لا يلزم وهنا اتذكر قبل سنوات عملنا برنامج للاتصالات الادارية بالوزارة مكون من جدول رئيسي واحد وجدول مساعد واحد للقيم الثابتة ورقم واحد للمعاملة من البداية للنهاية ووجدنا انتقاد وتشكيك مع ذلك نجح البرنامج واستمر العمل به لسنوات الى ان تركت العمل

------------------

الرد الثاني

هذا  في بداية الامر ولكن بعد الاستخدام الفعلي في بيئة عمل حقيقية وبعد الاستماع ومناقشة المستفيدين اضطررنا الى اضافة جدول ثالث للتفاصيل ولم نعد نحتاج الى تحديث وانما اضافة للجدول التابع

والهدف من ذلك لتتبع الاجراء للمعاملة من بدايتها للنهاية بالتاريخ والوقت لكل اجراء وايضا تفصيل الاجراء ... الخ

[زياد الحسناوي]

36 دقائق مضت, ابوخليل said:

خذ باعتبارك ان البرمجة فكر

يجب ان تتبلور الفكرة جيدا في رأس المبرمج

اللي فهمته منك ان الكتاب والبرقية بينهما ارتباط وثيق ( بالمعلومة) اي انهما يعالجان موضوع واحد

توجيهات :

1- الكتاب او البرقية يجب ان يأخذ رقما خاصا بمشأتك (معرف ) بغض النظر عن رقمه في الجهة الواردة منها

2- اذا تستلزم البرقية رقما يخصها مغايرا لرقم الكتاب (معرف فرعي) فمكان هذا الرقم هو الجدول الفرعي اما الجدول الرئيسي فيشتركان برقم واحد ( يسمح بالتكرار مرتين فقط ) وذلك باستخدام خاصية مفاتيح الجدول

3- رقم الكتاب او البرقية  الوارد من الجهة الخارجية والتاريخ يتم ادراجه ضمن السجل عند تسجيل الوارد ،، ايضا عند اصدار الكتاب يتم ادراج رقم الصادر وتاريخه

الخلاصة :

المعرفات الخاصة بالمعاملات هي ارقام تخص المنشأة .. يرجع اليها عند البحث والتصفية .

العمل كالآتي 

صادر / وارد نوعين (كتاب - برقية) ولكل منهم رقم مخصص بهم يبدأ من تسلسل 1 أي لدي الرقم 1 يتكرر 4 مرات (صادر الكتاب صادر البرقيات وارد الكتاب وارد البرقيات)

 

اذا كان الكتاب الصادر جديد ومستقل بموضوعه عن اي مراسلة سابقة فلا يتم ربطه مع اي كتاب او برقية مستقل لحاله

اما اذا كان (رد على كتاب او برقية وارد) او (تأكيد على كتاب او برقية صادر للتأخير بارسال الرد مثلا) يتم ربطه مع اوليات المراسلة السابقة

ونفس الامر بالنسبة للوارد

[ابوخليل]

منذ ساعه, شايب said:

هذا اقنباس من ردي في الموضوع السابق

مستغر ب ليه؟ نحن رفقاء درب

واكيد يوجد تزامن بين مخك ومخي 

تعقيب :

من يتتبع مشاركاتي حول هذا الخصوص يلاحظ انني انهج هذالنهج وانصح بشدة باستخدام الجدول الواحد ما امكن ذلك

ويسعدني  ان تكون افكاري مشابهة لفكر قامة برمجية معتبرة .. الى درجة توحي بالاقتباس

 

[شايب]

7 ساعات مضت, ابوخليل said:

الى درجة توحي بالاقتباس

الحقيقة ان الحاجة ام الاختراع

من اكبر مشاكل برامج الاتصالات الادارية موضوع سداد القيد وهو ما اشار اليه الاستاذ زياد واسماه ربط اولويات المراسلة

عند عدم سداد القيد يكون هناك انقطاع في تتبع المعاملة بل وفقدان للمعاملات لذا كانت فكرة القيد الموحد وطالما اتجهنا لقيد موحد فان جدول واحد رئيسي يكفي وما يتبعه من جدول تابع للحركة "في البداية اهملناه ثم تنبهنا الى اهمية وجوده"

ولعمل افضل نحتاج الى جدول اضافي اختياري للجهات الصادرة اليها او الواردة منها المعاملة لكي لا يترك للمستخدم الاجتهاد في كتابة هذه الاسماء فاحدهم في حقل الجهة الواردة منها المعاملة يكتب وزارة الموارد البشرية وموظف اخر يكتب الموارد وثالث ... ورابع ... الخ

7 ساعات مضت, ابوخليل said:

ويسعدني  ان تكون افكاري مشابهة لفكر قامة برمجية معتبرة

العفو يا ابا خليل فوالله ما انا الا تلميذ من تلاميذكم ولي الشرف ان اكون كذلك

رحم الله امرىء عرف قدر نفسه

الشايب

[زياد الحسناوي]

الان كيف سيتم الربط وما هو الحل؟

لاني متوقف عن اكمال البرنامج بسببه

[ابوخليل]

3 ساعات مضت, شايب said:

من اكبر مشاكل برامج الاتصالات الادارية موضوع سداد القيد وهو ما اشار اليه الاستاذ زياد واسماه ربط اولويات المراسلة

عند عدم سداد القيد يكون هناك انقطاع في تتبع المعاملة بل وفقدان للمعاملات لذا كانت فكرة القيد الموحد وطالما اتجهنا لقيد موحد فان جدول واحد رئيسي يكفي وما يتبعه من جدول تابع للحركة "في البداية اهملناه ثم تنبهنا الى اهمية وجوده"

ولعمل افضل نحتاج الى جدول اضافي اختياري للجهات الصادرة اليها او الواردة منها المعاملة لكي لا يترك للمستخدم الاجتهاد في كتابة هذه الاسماء فاحدهم في حقل الجهة الواردة منها المعاملة يكتب وزارة الموارد البشرية وموظف اخر يكتب الموارد وثالث ... ورابع ... الخ

 

شايبنا العزيز

كما ذكرت لكم اعلاه انا حاليا اعمل على عمل مشابه ، واليكم شرحا لخطواتي في العمل . ولا استغني عن وجهات النظر لأصحاب الخبرة في هذا المجال :

 

1- جدول رئيسي يشتمل على (معرف المعاملة) ورقم الورود وتاريخه  وحقول اخرى تخص المعاملة يجب انجازها + جهة الصادر ورقمه وتاريخه + حقل التسديد ( يتم تحديث هذا الحقل من الجدول الفرعي )

ننتظر المعاملة الى ان تعود الينا .. اذا عادت يتم رصدها في :

2- جدول فرعي مرتبط بالرئيسي بواسطة (معرف المعاملة )

وهو نسخة طبق الأصل من الرئيسي (تقريبا ) والفرق بينهما ان المعرف في الرئيسي لا يمكن تكراره

هذه المعاملة تذهب وتعود عدة مرات ( الى جهة او جهات متعددة ) وفي كل مرة تعود تأخذ سجلا جديدا في الجدول الفرعي

ليس هناك تغييرات جذرية او فروقات في سجلات المعاملة المرصودة سوى بعض التغييرات مثل تغير الموظف مدخل البيانات ونحو ذلك

لا يتم تسديد المعاملة التي صدرت ، وانما التسديد يتم على المعاملات الموجودة .. لأن الخطوة التي تلي التسديد هي الحفظ في الأرشيف

وهذا يعني ان اي معاملة مصيرها الرجوع الى اول جهة اصدرتها

الجدول الفرعي هذا اسميته جدول المتابعة ومنه يتم التسديد على آخر سجل تم رصده .. وفي الوقت نفسه يتم تحديث حقل التسديد في الرئيسي لكي لا تظهر المعاملة في عمليات البحث الحالية .

هذه المعاملات والمكاتبات متنوعة من حيث الموضوع والمحتوى ... ويمكننا من خلال جدول المتابعة اجراء الكثير من العمليات : التتبع والمقارنة والتصفيات والبحث ... الخ