يتم تقسيم الملف الى ملفين أكسس , واحد يحتوي الجداول فقط و يسمى قاعدة البيانات , و الثاني يحوي بقية الاستعلامات و النماذج و الجداول و التقاري و يسمى ملف الواجهة , و يتم ربط جداول ملف الواجهة مع ملف قاعدة البيانات
الآن يمكنك الحل باحدى طريقتين
الأولى و هي الطريقة العقيمة المطولة
في نهاية السنة , تنشأ استعلام الأرصدة الختامية و ليكن اسمه
OpenBal
انسخ ملفي الواجهة و قاعدة البيانات و ضعهما ضمن مجلد واحد اسمه 2009
و اجعل ملف الواجهة و قاعدة البيانات الأصلي تحت مجلد اسمه 2008
الآن استورد استعلام الأرصدة من ملف الواجهة 2008 الى ملف الواجهة 2009
اعمل استعلام توحيد مابين استعلام OpenBal
و جدول الحركات الخاصة ب 2009
و ليكن اسمه AllTrans
من استعلام AllTrans
أنشأ كشف الحساب و بقية البيانات المطلوبة
الآن من ملف الواجهة 2008 احذف نماذج الادخال و اجعلها استعراض تقارير فقط
الحل الثاني : المختصر
أضف حقل اسمه
Closed
من نوع صح خطأ الى جدول الرحكات
و في نهاية السنة شغل استعلام تحديث لتكون قيمة الحقل صح
الآن في نموذج البيانات اجعل مصدر النموذج الخاص بالادخال استعلام مبنيي على جدول الحركات بشرط قيمة الحقل
Closed=False
و بالتالي لن يتمكن المستخدم من تعديل أي قيمة في السنوات السابقة
و أما التقارير فتكون مفتوحه أي تشمل جميع الحركات