مستورد السجلات الذكي 2025 2.0

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ، أخواني وأساتذتي ومعلمينا ( دون استثناء )

📌 أقدم لكم اليوم فكرة قد تكون ليست بالجديدة ، ولكن بطريقة ونكهة مختلفتين ▫▪◽◾◻◼.

       "أداة مستورد السجلات الذكي من Excel" ، أداة مبتكرة تتيح لك استيراد البيانات من ملفات Excel إلى قواعد بيانات Access بكل مرونة وسرعة . يتميز هذا البرنامج أو الأداة بواجهة بسيطة وميزات قوية تجعل التعامل مع البيانات تجربة مريحة ، حتى للمستخدمين الذين ليست لديهم خبرة تقنية كبيرة في التعامل مع هذا النوع من المتطلبات . فالكثير من الأشخاص في منتدانا هنا سأل عن إمكانية استيراد بيانات من اكسل من حقل محدد أو بطرق محددة ( تناسب إحتياجاته ) ، ولهذا كانت الفكرة هذه تنفيذاً لمتطلباتهم ..

🎯 سنستعرض أهم ميزات هذا البرنامج وكيف يمكن أن يسهم في تحسين إنتاجيتك وتوفير وقتك . تابع القراءة لاكتشاف كيف يمكنك الاستفادة من هذا الحل الذكي لإدارة البيانات 😇 .

 ميزات برنامج مستورد السجلات الذكي من Excel

1. 📂 التكامل مع Excel

   • يمكن اختيار ملفات Excel بسهولة باستخدام نافذة اختيار الملفات .
   • يدعم البرنامج ملفات بصيغة xls / xlsx ، وغيرها  .
   • دعم كامل للإستيراد من جوجل شيت Google Sheets .

2. 📋 التعامل مع الأوراق والبيانات

   • عرض جميع أوراق العمل (Sheets) الموجودة في ملف Excel المحدد ، أو رابط جوجل شيت .
   • عرض أسماء الأعمدة في الورقة المحددة لتسهيل تحديد العمود / الأعمدة المستهدفة .

3. 🚀 الاستيراد المرن للبيانات

   • استيراد بيانات من عمود محدد أو عدة أعمدة من ملف Excel أو جوجل شيت بناءً على اختيار المستخدم .
   • تحديد الصفوف التي تبدأ منها عملية الاستيراد (لتجاوز رؤوس الأعمدة إن وجدت 👌 ) .

4. 🗂️ الإدارة المتقدمة للبيانات داخل Access

   • استيراد البيانات إلى جدول محدد داخل قاعدة البيانات الحالية .
   • دعم لتحديد الحقول الهدف داخل الجدول .
   • إمكانية تفعيل خاصية الترقيم التلقائي لإضافة قيم تسلسلية إلى الحقول المخصصة ( باستخدام الدالة DMAX ) .
   • التعرف الكامل في جوجل شيت على توافق أنوع الحقول مع الحقول في الجدول المستهدف .
   • التعرف على عدد الحروف إن كان اكبر من 255 حرف في الحقول ذات النوع " نص قصير "

5. ⚡ أداء عالي مع دفعات من البيانات

   • تقسيم البيانات إلى دفعات عند استيراد كميات كبيرة لتجنب مشاكل الأداء .
   • إدارة مرنة لعدد السجلات التي يتم استيرادها في كل دفعة .

6. 🎨 واجهة مستخدم ديناميكية

   • إظهار أو إخفاء المساعدة البصرية بضغطة زر .
   • تحديث الكومبوبوكس بطريقة ديناميكيًا بناءً على اختيارات المستخدم .
   • في القسم الخاص بجوجل شيت ، تم إضافة مساعد لخطوات إنشاء API سليم وموضح في الفيديو المرفق .

7. 🔒 إجراءات أمان واسترجاع

   • دعم لاسترجاع البيانات عند حدوث خطأ أثناء عملية الاستيراد ( Rollback ) .
   • التنبيه برسائل خطأ واضحة إذا لم يتم اختيار الملف أو إعداد الخيارات بشكل صحيح .

8. 🧹 إدارة الموارد

   • تنظيف جميع الموارد المفتوحة (ملفات Excel أو الاتصال بالبيانات) عند إغلاق النموذج .
   • منع أي تأثير سلبي على النظام عند حدوث خطأ .

9. ✨ سهولة الاستخدام

   • تصميم بسيط يعرض التعليمات ويطلب إدخال البيانات الضرورية فقط .
   • رسائل توجيهية للمستخدم لتحسين تجربة الاستخدام .

10. ⚙️ المرونة في تخصيص الخيارات

    • خيارات لتحديث السجلات الموجودة أو إضافة سجلات جديدة .
    • دعم مجموعات البيانات المختلفة من خلال تحديد طريقة المعالجة .
       
11. دعم ملف اكسيل مرفوع برابط مباشر في جوجل درايف - يتم تحويله الى جوجل شيت .

في الجزء الخاص بالتعامل مع جوجل شيت :-

فقط اختر الرابط ( نسخ ولصق ) وادخاله في رسالة رابط الملف كما في الصورة التالية :-

الأداة تدعم استكمال الجلسة لآخر رابط تم استخدامه ( توفيراً للوقت واختصاراً لفكرة استخدام الرابط نفسه في كل مرة ) ، بحيث تظهر لك رسالة كالآتي :-

حيث اذا كان اختيارك لـ Yes يتم التعرف على آخر رابط تم استخدامه ( حتى بعد اغلاق الأداة ) ، وإذا كان رد المستخدم No يتم اظهار رسالة ادخال رابط جديد ( ويتم اعتماده للجلسة اللاحقة ) ..

الأداة تحتوي على معالج مساعد لمساعدة المستخدم ( أول مرة فقط ) على انشاء حساب في جوجل درايف وكيفية التعامل مع الـ API الخاصة بـ Google Sheets لتهيئة الأداة للتعامل مع روابط جوجل شيت لاستيراد السجلات منه .

في التحديث الجديد للأداة ، يتم التعرف على الأخطاء التي يمكن حصولها أثناء اختيار حقل وخلية لا يوجد بينهما توافق في نوع البيانات ، فمثلاً لو تم اختيار خليه تحتوي على تاريخ ويقابلها حقل في الجدول ( في آكسيس ) من نوع رقمي مثلاً ، فإن الاداة تخبرك بنوع الحقل والتصحيح الذي يمكن تعديله ..

 واجهة الأداة :-

* صورة من الواجهة الخاصة بـ Google Sheets .

 يلزم إضافة مكتبة Microsoft Office xx.0 Object Library فقط ..

⭐على سبيل المثال ، لدينا جدول اكسل يحتوي على عدد سجلات يتكون من أعمدة على سبيل المثال ( اسم الموظف ، رقم الموظق ، رقم الهاتف ، الجنسية ) وعدد السجلات = 50 صف مثلاً . وفي جدول اكسيس لدينا جدول الموظفين ونريد استيراد عدد سجلات محدد من نطاق محدد من ملف اكسل أو جوجل شيت ، و من عمود محدد أو عدة أعمدة ؛ لذا بعد اختيار ملف الاكسل أو رابط ملف جوجل شيت ، سيتم :-

أولاً جلب أسماء الأوراق التي يتكون منها الملف .

ثانياً جلب أسماء الأعمدة التي تتكون منها الورقة التي تم اختيارها ( اسم الموظف ، رقم الموظق ، رقم الهاتف ، الجنسية ) . ونختار على سبيل المثال اسم الموظف . ثم نحدد رقم الصف الذي تبدأ به البيانات التي نريدها ، ولنفترض ان الخليه A1 تحتوي عناوين الأعمدة كما ذكرنا سابقاً ؛ وعليه فإن البيانات ستبدأ من الخلية A2
( على العتبار ان اسم الموظف في العمود A ) في ملف اكسل .

ثالثاً نحدد الجدول الذي نريد جلب واستيراد البيانات اليه ، ثم نحدد الحقل الهدف الذي سيتم نقل ابيانات اليه .

رابعاً حدد عدد السجلات التي تريد جلبها ، ولنفترض أننا نريد جلب القيم الـ 5 من الخليه A2 - A6 . وإذا أردنا جلب جميع السجلات ( الـ 50 كما ذكرنا في مثالنا ) نترك القيمة في عدد السجلات المستوردة = 0 .

خامساً نحدد نوع الحدث ( تحديث - إضافة ) . فماذا يعني تحديث أو إضافة ؟

• تحديث : سيتم تحديث الحقل المستهدف من أول قيمة وحتى العدد المحدد في عدد السجلات المستوردة . وعليه فإن القيم السابقة للحقل سيتم استبدالها بالقيم الجديدة .
• إضافة : سيتم إضافة سجلات جديدة للجدول المستهدف بغض النظر عن السجلات السابقة ولن تتأثر البيانات القديمة عند الإضافة .
   

الآن كنقطة مهمة يجب التنويه لها في هذا البرنامج ، وهي لنفترض انك استوردت عدد سجلات = 5 كما قلنا سابقاً من حقل اسم الموظف . وأردت استيراد عدد 10 سجلات من حقل رقم الهاتف ( نوع احركة تحديث ) هنا سيتم تحديث عدد السجلات الحالي في الجدول بالقيم الـ 5 الأولى ، ثم سيتم إضافة باقي القيم ( الـ 5 سجلات ) وكأنها سجلات جديدة . أي أنها حركة تحديث وحركة إضافة للقيم التي ليس لها سجلات .

سادساً وهي نقطة الترقيم . اعتمدت في البرنامج على الدالة DMAX بالترقيم . بحيث يتم اضافة 1 الى أكبر قيمة في الجدول بعد تحديد حقل الترقيم ( رقم الموظف مثلاً ) . أما اذا كان لديك حقل ترقيم تلقائي في الجدول فلا يستلزم على المستخدم تفعيل هذه الميزة .

سابعاً يجب على المستخدم الإلتزام بضرورة توخي الحذر عند اختيار الحقول بحيث ينتبه لنوع الحقل . فمثلاً لن يتم اضافة قيم نصية مثل اسم الموظف من اكسل الى حقل رقم الموظف ( حقل رقمي ) . وهذه النقطة لا شك فيها !!